Obecność pracowników

Obecność pracowników


Obecność pracowników


Funkcja obecności w Zoho People zapewnia pracownikowi informacje w czasie rzeczywistym o szczegółach zameldowania i wymeldowania. Pracownik może wygodnie meldować się do pracy poprzez odprawę internetową i odprawę mobilną (w oparciu o uprawnienia), eliminując konieczność wpisywania lub przesuwania palcem po terenie biura. 

Widoki frekwencji

Pracownik może przeglądać szczegóły swojej obecności z różnych perspektyw : listy, kalendarza, tabeli i nadgodzin. 

Widok listy

Widok listy domyślnie wyświetla tygodniową frekwencję pracownika w czasie rzeczywistym. Jednym rzutem oka pracownik może sprawdzić dokładny czas zameldowania i wymeldowania, a także łączną liczbę godzin pracy. Z tego miejsca można wykonać wiele czynności:


Widok listy

  1. Pracownik może się zameldować i wymeldować, korzystając ze stopera w prawym górnym rogu.
  2. Tygodnie przed i po można wyświetlić za pomocą klawiszy strzałek w lewo i w prawo po środku strony.
  3. Pracownik może przełączać się pomiędzy widokami tygodniowymi i miesięcznymi.
  4. Użyj timera do rejestrowania przerw ręcznych, klikając przycisk Przerwa.
  5. Jeśli uprawnienia są włączone, pracownik może również edytować swoje wpisy licznika czasu, klikając konkretny wpis, który chce edytować, i w razie potrzeby dodawać notatki uzasadniające zmianę.
  6. Wpisy obecności można wyeksportować, klikając Eksportuj w ikonie wielokropka.

Widok tabelaryczny

Ten widok zapewnia pełny podział wszystkich składników wpisów dotyczących obecności pracownika.



Widok zawiera szczegółowe informacje na temat czasu zameldowania, wymeldowania, łącznych godzin, płatnych i bezpłatnych przerw, płatnych godzin, godzin nadliczbowych/odstępstw, statusu obecności pracowników, zmian oraz możliwość uregulowania ewentualnych błędnych zapisów obecności.

Widok kalendarza

W tym widoku można wyświetlić miesięczny widok wzorców frekwencji w formacie kalendarza.




Widok na nadgodziny

Szczegółowy podgląd zarejestrowanych nadgodzin pracownika można przeglądać, jeśli włączone są uprawnienia.

Wyświetl historię audytów

Funkcja historii audytów pomaga użytkownikom uzyskać szczegółowy przegląd historii obecności w danym dniu. Obejmuje to dziennik zawierający wszystkie wpisy dotyczące zameldowania i wymeldowania różnymi metodami. 

W historii audytu wyświetlane są następujące wpisy:
  1. Zameldowanie/wymeldowanie różnymi metodami.
  2. Wpisy uprawnień.
  3. Wpisy na służbie
  4. Przerwać wpisy.
  5. Wpisy regularyzacyjne.
  6. Wpisy integracji grafiku.
Aby uzyskać dostęp do tej funkcji w widoku listy, wybierz konkretną datę i kliknij opcję Historia audytu lub wybierz opcję Historia audytu za pomocą wielokropka (ikona z trzema kropkami). Wszyscy pracownicy mogą przeglądać własną historię audytów. Dodatkowo, jeśli pracownik ma jakichś raportowanych, może wyświetlić historię swoich audytów, wybierając raportowanego z dostępnej listy rozwijanej wyboru pracownika.
historia_audytu
Oto kilka zrzutów ekranu z historią audytu przedstawiających różne dzienniki obecności. 
podgląd audytu
Zauważysz, że dziennik zawiera również wpisy dotyczące zameldowania, wymeldowania, pozwolenia, regularyzacji, zameldowania w kiosku i wpisy oparte na integracji grafiku.

Regularyzacja

Może się zdarzyć, że obecność pracownika zostanie odnotowana nieprawidłowo z powodu błędu systemu lub błędu ludzkiego. W takich przypadkach przydatna jest opcja uregulowania, która umożliwia pracownikowi złożenie wniosku i sprostowanie błędnego wpisu. 

Aby uregulować wpis obecności:

      1. Przejdź do zakładki Obecność, a następnie do Moich próśb. 
      2. Na karcie Regularyzacja kliknij opcję Dodaj żądanie.

      3. Wybierz okres: Dzień, Tydzień, Miesiąc lub Niestandardowy.
      4. Wybierz odpowiednie daty.
      5. Edytuj odpowiedni wpis, klikając i edytując pola zameldowania i wymeldowania. Korzystając z selektora daty i godziny, możesz dokonać wyboru w obrębie tej samej daty lub daty      następnej.
      6. Podaj powód prośby o uregulowanie.
      7. W razie potrzeby podaj opis. 
      8. Kliknij opcję Prześlij.

Jeśli nie skonfigurowano żadnych zatwierdzeń, żądanie zostanie automatycznie zatwierdzone, a poprawiony wpis będzie to odzwierciedlał. Jeśli skonfigurowano zatwierdzanie, żądanie zostanie zatwierdzone i będzie to odzwierciedlone, jeśli żądanie zostanie zatwierdzone. Każdy wpis, który został uregulowany, będzie pokazany jako  Uregulowany  we wpisie obecności.

Ubieganie się o pozwolenie

W zależności od skonfigurowanych zasad i uprawnień organizacji pracownicy mogą poprosić o krótką przerwę w celu załatwienia spraw osobistych w godzinach pracy, korzystając z opcji Uprawnienia. Aby ubiegać się o pozwolenie:

1. Przejdź do opcji Obecność > Widok listy.



2. Kliknij opcję Żądanie w prawym górnym rogu i wybierz opcję Pozwolenie.

3. Wybierz rodzaj pozwolenia, o które chcesz się ubiegać.
4. Wybierz odpowiednią datę pozwolenia.
5. Wprowadź czas Od i Do.
6. Wpisz powód prośby o pozwolenie.
7. Kliknij opcję Prześlij.
Jeśli skonfigurowano zatwierdzanie, żądane zezwolenie zostanie zaakceptowane lub odrzucone. Jeśli nie ma procesu zatwierdzania, żądanie zostanie automatycznie zatwierdzone. 
Czas zezwolenia będzie uwzględniany w płatnych godzinach pracy.

Prośba o dyżur

W zależności od skonfigurowanych zasad i uprawnień organizacji pracownik może poprosić usługę On Duty o zaznaczenie swojej obecności podczas nieobecności w biurze w celach służbowych.
Pracownik może poprosić o dyżur na swojej stronie Widok listy.



1. Kliknij opcję Żądania i z listy rozwijanej wybierz opcję Na służbie.
2. Wybierz daty, w których chcesz ubiegać się o dyżur.



3. W obszarze Jednostki wybierz Dni lub Godziny.
4. Wybierz rodzaj dyżuru, o który prosisz.
5. Wybierz odpowiedni czas trwania dla każdej daty.
6. Wpisz powód prośby o dyżur.
7. Kliknij opcję Prześlij.

Zatwierdzona prośba o dyżur zostanie wyświetlona w ten sposób wraz z innymi dniami obecności.



Raporty obecności

Wczesne/późne zameldowanie i wymeldowanie

W tym raporcie pracownik będzie mógł zobaczyć trend frekwencji, ze szczególnym uwzględnieniem tego, jak wcześnie lub późno się zameldował lub wymeldował.




Stan obecny/nieobecny

Raport ten umożliwia pracownikowi wgląd w jego ogólny status obecności i nieobecności w ciągu miesiąca, a także szczegóły jego nieobecności w zakresie wykorzystanego urlopu.

Rozbicie godzin obecności

Raport ten, jak sama nazwa wskazuje, podaje rozbicie godzin, w których pracownik był obecny.


Szczegóły dotyczące nadgodzin

Jeśli uprawnienia zostały włączone, pracownik będzie mógł przeglądać kompleksowy raport dotyczący danych dotyczących nadgodzin w danym okresie, w tym szczegóły poprzedniego salda, oczekiwanych godzin, godzin płatnych, godzin płatnych, godzin dostosowawczych i godzin bilansowych.


Wyświetlanie szczegółów zmiany

W Zoho People można dodawać pracowników do wielu zmian i nimi zarządzać. Pracownik przydzielony do danej zmiany pracujący na niej może w każdej chwili sprawdzić szczegóły swojej zmiany. Jeśli uprawnienia są włączone, pracownik może edytować swoją zmianę, a także aktualizować wszelkie wcześniejsze wpisy dotyczące obecności odpowiadające zmodyfikowanej zmianie. Aby wyświetlić i edytować szczegóły zmiany:


      1. Przejdź do opcji Obecność > Harmonogram zmian > Mapowanie zmian pracowników.
      2. Kliknij ikonę zmiany lub edycji.
      3. Zmień zmianę lub daty według potrzeb.
      4. Jeśli wybrane daty należą do przeszłości, w razie potrzeby możesz włączyć opcję Aktualizuj wpisy z przeszłości. 



Kalendarz zmian

Kalendarz zmian umożliwia pracownikowi przeglądanie szczegółów zmiany na przestrzeni czasu. Domyślnie wyświetlane będą szczegóły zmiany z bieżącego tygodnia. Do nawigacji pomiędzy tygodniami można używać klawiszy strzałek w lewo i w prawo. Pracownik może także przełączać się z widoków tygodniowych i dziennych. Aby wyświetlić kalendarz zmian:

      1. Przejdź do opcji Obecność > Harmonogram zmian > Kalendarz zmian.
      2. Aby wyświetlić szczegóły zmian z określonego przedziału czasowego lub konkretnej zmiany, kliknij ikonę filtru.




    • Related Articles

    • Pliki pracowników

      Akta pracownicze Każdy pracownik działu HR będzie musiał mieć dużo do czynienia z wrażliwymi plikami zawierającymi kluczowe informacje dotyczące pracowników. Takie dokumenty zawierające wrażliwe informacje oraz pliki specyficzne dla pracowników mogą ...

    • Wydajność pracowników

      Wydajność pracowników Funkcja zarządzania wydajnością w Zoho People umożliwia pracownikom dodawanie celów oraz oznaczanie zestawów umiejętności i KRA w celu śledzenia ich postępów. Pracownik może regularnie otrzymywać informacje zwrotne od swojego ...

    • Wdrażanie pracowników

      Wdrażanie pracowników Gdy tylko pracownik dołączy do organizacji, pierwszym procesem, który będzie musiał przejść, jest wdrożenie pracownika. Proces ten pomaga nowemu pracownikowi z łatwością uporać się z dużą ilością pracy papierkowej. Pomaga im ...

    • Urlop pracowników

      Urlop pracowników Zoho People's urlop dostarcza aktualnych informacji na temat przysługujących Ci urlopów i statusu urlopów. Umożliwia także szybkie złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy i wyrównawczy. Pracownik może przeglądać swój kalendarz urlopów ...

    • LMS pracowników

      LMS pracowników Zoho People oferuje pracownikom platformę do ciągłego uczenia się poprzez Learning Management System – funkcję LMS. Pracownik może zapisać się na nauczanie mieszane i kursy we własnym tempie, które pomogą mu udoskonalić swoje ...