Rezerwacja kalendarza

Rezerwacja kalendarza

Rezerwacja kalendarza przydaje się klientowi, aby zarezerwować spotkanie niemal natychmiast. Pozwala klientom zobaczyć, kiedy agenci wsparcia są dostępni i umożliwia im samodzielne zaplanowanie spotkania lub rozmowy telefonicznej.

Na przykład Travis właśnie kupił oprogramowanie od Zylker i chce zaplanować demonstrację produktu, aby uzyskać dogłębną wiedzę na temat jego funkcji. Wysyła wiadomość e-mail do zespołu wsparcia z zapytaniem o odpowiedni czas na zaplanowanie demonstracji produktu. Teraz Travis musi cierpliwie czekać na potwierdzenie od zespołu wsparcia. W jego głowie pojawiają się różne pytania, takie jak: co, jeśli nie dostali mojego e-maila? Co się stanie, jeśli mój e-mail pozostanie niezauważony? Co się stanie, jeśli zaplanują spotkanie, gdy jestem zajęty?

Aby tego wszystkiego uniknąć, korzystając z Kalendarza Rezerwacji, klient może wybrać odpowiedni termin spotkania w zależności od jego dostępności, wprowadzić wymagane dane i voila! Spotkanie jest zarezerwowane. W przypadku, gdy klient nie jest dostępny w czasie spotkania, może przełożyć lub anulować rezerwację. Może to pomóc klientowi ominąć serię telefonów lub e-maili kierowanych do zespołu wsparcia i samodzielnie zarezerwować spotkanie z odpowiednim Użytkownikiem lub Zespołem.

Po zakończeniu konfiguracji generowany jest adres URL spotkania, który można udostępnić klientom, umożliwiając im rezerwację spotkania. Rezerwacje kalendarza można podzielić na dwie kategorie. Są to:

  • Rezerwacja zespołu
  • Rezerwacja użytkownika

Dostępność

Wymagane pozwolenie
Użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania rezerwacjami kalendarza mogą tworzyć rezerwacje zespołowe, a użytkownicy z uprawnieniami do tworzenia spotkań lub połączeń telefonicznych mogą tworzyć rezerwacje użytkowników.

Konfigurowanie rezerwacji kalendarza

Aby skonfigurować rezerwację kalendarza

  1. Zaloguj się do Zoho CRM. 
  2. Przejdź do Kalendarza i wybierz datę lub kliknij Dzień, Tydzień lub Miesiąc.


  3. Kliknij Opcje i wybierz Rezerwacja kalendarza z listy rozwijanej.

    Możesz też przejść do opcji Ustawienia > Ogólne > Rezerwacja kalendarza.

  4. Na stronie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Utwórz rezerwację kalendarza i wykonaj następujące czynności:

Rezerwacja drużyny:

Możesz użyć Rezerwacji zespołowej, jeśli chcesz, aby Twoi klienci mogli zarezerwować spotkanie, powiedz „Demo produktu”. Możesz dodać gospodarzy, a gdy klient zarezerwuje spotkanie, zostanie przydzielony gospodarz, który zajmie się tym.

  1. Kliknij Rezerwacja zespołu.

  2. W sekcji Informacje o kalendarzu wykonaj następujące czynności:
    • Wprowadź nazwę kalendarza.
      Przykład, Demo projektu.
    • Dodaj opis do swojego kalendarza..
    • W typie kalendarza wybierz Spotkanie lub Połączenie z listy rozwijanej.
    • Określ czas trwania spotkania/połączenia z listy rozwijanej.
      Alternatywnie możesz wprowadzić wartość niestandardową.
  3. W sekcji Pytania dla Uczestników
    • Imię i e-mail to pola obowiązkowe do rezerwacji spotkania, które są domyślnie dostępne.
    • Kliknij +Dodaj pytania, jeśli chcesz dodać więcej pytań.
    • Dodaj pytanie i wybierz pole, w którym chcesz wypełnić odpowiedź.
      Dodaj wiele pytań, a odpowiedź zostanie automatycznie wprowadzona w odpowiednim polu.
  4. W informacjach o hoście wykonaj następujące czynności:
    • Na liście rozwijanej Przypisz do możesz wybrać opcję Użytkownicy/Grupy/Terytorium. Powiedzmy, że wybierasz użytkowników, spotkanie/rozmowa zostanie przypisana do wybranych użytkowników w układzie Round Robin.
    • Wybranie Użytkownicy z listy rozwijanej pozwala wybrać użytkowników, do których zostanie przypisane spotkanie.

    • Wybranie Grupy z listy rozwijanej pozwala wybrać grupę, do której zostanie przypisane spotkanie.

    • Wybranie Terytoria z listy rozwijanej pozwala wybrać terytorium, do którego zostanie przypisane spotkanie.

  5. W sekcji Ustawienia zaawansowane ustaw warunki wyświetlania czasu rezerwacji w oparciu o następujące kryteria.
    • Pokaż dostępność w odstępach co „x” minut
      • Wybierz przedział czasu z listy rozwijanej.
    • Minimalne powiadomienie o harmonogramie spotkań — zapobieganie spotkaniom krótszym niż „x” godzin
      • Wprowadź wartość niestandardową, aby uniemożliwić spotkania w tym przedziale czasowym.
    • Jak daleko można zaplanować spotkania
      • Wprowadź niestandardowy okres kroczących dni lub określony czas trwania, który wybierzesz.
    • Maksymalna liczba spotkań w tym samym przedziale czasowym
      • Kliknij listę rozwijaną, aby wybrać liczbę spotkań, które mogą się odbyć w określonym przedziale czasowym.
        Możesz wybrać z listy rozwijanej lub wprowadzić wartość niestandardową.
    • Maksymalna liczba spotkań akceptowanych dziennie
      • Kliknij listę rozwijaną, aby wybrać maksymalną liczbę spotkań, które mogą się odbyć w ciągu dnia.
        Możesz wybrać z listy rozwijanej lub wprowadzić wartość niestandardową.
    • Bufor dla gospodarza przed spotkaniami
      • Wybierz czas buforowania z listy rozwijanej.
        Możesz również wprowadzić wartość niestandardową. 

      • Przypomnij uczestnikom przed wydarzeniem
      • Wybierz czas z listy rozwijanej, aby wyzwolić przypomnienie przed spotkaniem.


  6. Kliknij Zapisz.
    Rezerwacja kalendarza została pomyślnie utworzona i jest wyświetlana w oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza.
Notatka
  1. Możesz wybrać użytkowników z określonego terytorium tylko wtedy, gdy Twoja organizacja włączyła zarządzanie terytorium

Rezerwacja użytkownika:

Możesz skorzystać z tej opcji, jeśli chcesz, aby Twoi klienci mogli zarezerwować spotkanie z Tobą (użytkownikiem).

  1. Kliknij rezerwację [Użytkownik].

  2. W sekcji Informacje o kalendarzu wykonaj następujące czynności:
    • W typie kalendarza wybierz Spotkanie lub Połączenie z listy rozwijanej.
    • Określ czas trwania spotkania/połączenia z listy rozwijanej.
      Alternatywnie możesz wprowadzić wartość niestandardową.
  3. W sekcji Pytania dla uczestników wykonaj następujące czynności:
    • Imię i e-mail to pola obowiązkowe do rezerwacji spotkania, natomiast Imię i Telefon to pola do połączeń, które są dostępne domyślnie.
    • Kliknij +Dodaj pytania, jeśli chcesz dodać więcej pytań.  
    • Dodaj pytanie i wybierz pole, w którym chcesz wypełnić odpowiedź.
      Możesz dodać wiele pytań, a odpowiedź zostanie automatycznie wprowadzona w odpowiednim polu.
      Odpowiedź na pytania może być dla uczestnika opcjonalna.

  4. W sekcji Ustawienia zaawansowane ustaw warunki wyświetlania czasu rezerwacji w oparciu o następujące kryteria.
    • Pokaż dostępność w odstępach co „x” minut
      • Wybierz przedział czasu z listy rozwijanej.
    • Minimalne powiadomienie o harmonogramie spotkań — zapobieganie spotkaniom krótszym niż „x” godzin
      • Wprowadź wartość niestandardową, aby uniemożliwić spotkania w tym przedziale czasowym.
    • Jak daleko można zaplanować spotkania
      • Wprowadź niestandardowy okres kroczących dni lub określony czas trwania, który wybierzesz.
    • Bufor dla gospodarza przed spotkaniami
      • Wybierz czas buforowania z listy rozwijanej.
        Możesz również wprowadzić wartość niestandardową. 

      • Przypomnij uczestnikom przed wydarzeniem
      • Wybierz czas z listy rozwijanej, aby wyzwolić przypomnienie przed spotkaniem.



  5. Kliknij Zapisz.
    Rezerwacja kalendarza została pomyślnie utworzona i jest wyświetlana w oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza.

Udostępnij rezerwację kalendarza

Istnieją trzy sposoby udostępniania linku klientom. 

  • Skopiuj link i udostępnij go klientowi za pośrednictwem dowolnego medium (media społecznościowe, SMS, e-mail itp.)
  • Umieść kod w swojej witrynie.
  • Dodaj link jako podpis e-mail.
Aby skopiować link do rezerwacji
  1. Zaloguj się do Zoho CRM.
  2. Przejdź do Kalendarza.
  3. Kliknij Opcje i wybierz Rezerwacja kalendarza z listy rozwijanej.
  4. Na stronie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej obok rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  5. Kliknij Kopiuj łącze.

Osadź rezerwację kalendarza

Zoho CRM umożliwia osadzenie rezerwacji kalendarza w Twojej witrynie na trzy sposoby.
  • Przycisk - Rezerwacja kalendarza zostanie osadzona jako przycisk, a po kliknięciu strona rezerwacji pojawi się jako nakładka.
  • Link — rezerwacja kalendarza zostanie osadzona jako link.
  • In-line — rezerwacja kalendarza zostanie osadzona na stronie internetowej, a klienci będą mogli bezpośrednio umówić się na spotkanie lub zadzwonić.

Aby osadzić rezerwację kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej > Osadź przy rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  2. W wyskakującym okienku Opcje osadzania wykonaj następujące czynności:
    • Wybierz przycisk/Link/Inline.
      Wpisz nazwę przycisku i linku. 
    • Wybierz motyw, kolor czcionki i kolor tła
    • W sekcji kodu do umieszczenia na stronie kliknij Kopiuj kod, a kod można wkleić do kodu źródłowego HTML witryny.

  3. Kliknij Gotowe.

Dodaj do podpisu e-mail

Możesz dodać link jako podpis w wiadomości e-mail i ułatwić klientowi rezerwację spotkania.

Aby dodać rezerwację jako podpis e-mail

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej > Dodaj podpis e-mail do rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  2. Na stronie Wstaw łącze wykonaj następujące czynności:
    • Wprowadź tekst w polu Wybrany tekst.
      Adres URL linku do rezerwacji jest wyświetlany domyślnie.
    • Wprowadź Tytuł (etykietka) i kliknij OK.

Tworzenie duplikatów

Skonfigurowane rezerwacje zespołowe można zduplikować, a konfigurację można zmodyfikować zgodnie z własnymi wymaganiami. Możesz tworzyć duplikaty, klikając Więcej > Duplikuj.

Usuń rezerwację kalendarza

Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może usunąć rezerwację kalendarza, jeśli nie są już potrzebne.

Aby usunąć rezerwację z Kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Menu > Usuń przy rezerwacji, którą chcesz usunąć.

  2. W wyskakującym okienku z potwierdzeniem usunięcia rezerwacji kliknij Usuń, aby usunąć rezerwację.

Aktywuj i dezaktywuj rezerwację kalendarza

Gdy utworzona przez Ciebie rezerwacja nie jest w tej chwili konieczna, zawsze możesz je dezaktywować. Dezaktywacja rezerwacji pozostaje bez zmian z wyjątkiem tego, że będzie nieaktywna. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może aktywować i dezaktywować rezerwację kalendarza.

Aby aktywować/dezaktywować rezerwację kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza przełącz przycisk stanu, aby aktywować/dezaktywować.

    Zielony oznacza, że rezerwacja kalendarza jest aktywna.
Notatka
  1. Możesz utworzyć 25 aktywnych rezerwacji zespołowych i 3 aktywne rezerwacje użytkowników.

Rezerwacja spotkania lub rozmowy telefonicznej z użytkownikiem lub zespołem

Klient może dokonać rezerwacji wybierając odpowiedni dla siebie termin i godzinę. Po dokonaniu rezerwacji zostanie wysłana wiadomość e-mail z potwierdzeniem z opcją zmiany terminu/anulowania potwierdzonej rezerwacji.

Aby zaplanować spotkanie z użytkownikiem/zespołem 

  1. Wybierz wybraną datę.

  2. Wybierz wybrany przez siebie czas.
    Możesz filtrować pomiędzy formatami AM/PM i 24 godziny.

  3. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz e-mail i kliknij Zapisz.
    Zostanie wyświetlony status potwierdzenia.

  4. Po potwierdzeniu terminu do klienta zostanie wysłana wiadomość e-mail z podsumowaniem dokonanej rezerwacji.
    Wiadomość e-mail pozwala również klientowi przełożyć/odwołać umówione spotkanie.

Zmiana terminu wizyty 

  1. Kliknij Zmień termin w wiadomości e-mail.
    Zostaniesz przekierowany na stronę rezerwacji.
  2. Kliknij Zmień termin i kontynuuj od kroku 1.

Aby odwołać spotkanie

  1. Kliknij Anuluj w wiadomości e-mail.
    Zostaniesz przekierowany na stronę rezerwacji.
  2. Kliknij Anuluj moje spotkanie, a Twoja rezerwacja zostanie anulowana.



    • Related Articles

    • Zarządzanie kalendarzem w Zoho CRM

      Planowanie i harmonogramowanie jest ważne, jeśli chodzi o spotkania biznesowe. Dobrze przemyślany plan ma duży wpływ na przynoszenie pozytywnych rezultatów, podczas gdy odpowiednio zaplanowane spotkanie może uzupełnić Twoje planowanie. Firmy ...

    • Czym jest funkcja rezerwacji kalendarza w Zoho CRM?

      Interakcja z potencjalnymi klientami jest wymogiem biznesowym, który wymaga dedykowanego narzędzia. Wiele rodzajów firm, takich jak wycieczki i podróże, usługi hotelarskie, usługi ubezpieczeniowe, usługi rozrywkowe, zdrowie i dobre samopoczucie itp. ...

    • Czy mogę udostępnić swój kalendarz innemu użytkownikowi?

      Zoho Calendar umożliwia udostępnianie kalendarza innemu użytkownikowi na różnych poziomach uprawnień. Zaloguj się do calendar.zoho.com, kliknij prawym przyciskiem kalendarz, który chcesz udostępnić, i kliknij Udostępnij na liście. Na ekranie ...

    • Ustawienia aplikacji Zoho CRM na Androida

      Zmień motyw Aby zmienić motyw kolorystyczny W aplikacji Zoho CRM przejdź do Ustawień. Na stronie Ustawienia w obszarze Motywy wybierz żądany motyw kolorystyczny. Wybrany motyw jest stosowany w całej aplikacji. Wybierz czcionki W aplikacji Zoho CRM ...

    • Czy mogę automatycznie utworzyć zadanie w Zoho CRM, gdy klient zarezerwuje spotkanie za pomocą rezerwacji kalendarza

      Nie, nie można automatycznie utworzyć zadania, gdy klient zarezerwuje spotkanie za pomocą rezerwacji kalendarza. Możesz jednak automatycznie utworzyć spotkanie lub połączenie w Zoho CRM, gdy spotkanie zostanie zarezerwowane.