Rezerwacja kalendarza

Rezerwacja kalendarza

Rezerwacja kalendarza przydaje się klientowi, aby zarezerwować spotkanie niemal natychmiast. Pozwala klientom zobaczyć, kiedy agenci wsparcia są dostępni i umożliwia im samodzielne zaplanowanie spotkania lub rozmowy telefonicznej.

Na przykład Travis właśnie kupił oprogramowanie od Zylker i chce zaplanować demonstrację produktu, aby uzyskać dogłębną wiedzę na temat jego funkcji. Wysyła wiadomość e-mail do zespołu wsparcia z zapytaniem o odpowiedni czas na zaplanowanie demonstracji produktu. Teraz Travis musi cierpliwie czekać na potwierdzenie od zespołu wsparcia. W jego głowie pojawiają się różne pytania, takie jak: co, jeśli nie dostali mojego e-maila? Co się stanie, jeśli mój e-mail pozostanie niezauważony? Co się stanie, jeśli zaplanują spotkanie, gdy jestem zajęty?

Aby tego wszystkiego uniknąć, korzystając z Kalendarza Rezerwacji, klient może wybrać odpowiedni termin spotkania w zależności od jego dostępności, wprowadzić wymagane dane i voila! Spotkanie jest zarezerwowane. W przypadku, gdy klient nie jest dostępny w czasie spotkania, może przełożyć lub anulować rezerwację. Może to pomóc klientowi ominąć serię telefonów lub e-maili kierowanych do zespołu wsparcia i samodzielnie zarezerwować spotkanie z odpowiednim Użytkownikiem lub Zespołem.

Po zakończeniu konfiguracji generowany jest adres URL spotkania, który można udostępnić klientom, umożliwiając im rezerwację spotkania. Rezerwacje kalendarza można podzielić na dwie kategorie. Są to:

  • Rezerwacja zespołu
  • Rezerwacja użytkownika

Dostępność

Wymagane pozwolenie
Użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania rezerwacjami kalendarza mogą tworzyć rezerwacje zespołowe, a użytkownicy z uprawnieniami do tworzenia spotkań lub połączeń telefonicznych mogą tworzyć rezerwacje użytkowników.

Konfigurowanie rezerwacji kalendarza

Aby skonfigurować rezerwację kalendarza

  1. Zaloguj się do Zoho CRM. 
  2. Przejdź do Kalendarza i wybierz datę lub kliknij Dzień, Tydzień lub Miesiąc.


  3. Kliknij Opcje i wybierz Rezerwacja kalendarza z listy rozwijanej.

    Możesz też przejść do opcji Ustawienia > Ogólne > Rezerwacja kalendarza.

  4. Na stronie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Utwórz rezerwację kalendarza i wykonaj następujące czynności:

Rezerwacja drużyny:

Możesz użyć Rezerwacji zespołowej, jeśli chcesz, aby Twoi klienci mogli zarezerwować spotkanie, powiedz „Demo produktu”. Możesz dodać gospodarzy, a gdy klient zarezerwuje spotkanie, zostanie przydzielony gospodarz, który zajmie się tym.

  1. Kliknij Rezerwacja zespołu.

  2. W sekcji Informacje o kalendarzu wykonaj następujące czynności:
    • Wprowadź nazwę kalendarza.
      Przykład, Demo projektu.
    • Dodaj opis do swojego kalendarza..
    • W typie kalendarza wybierz Spotkanie lub Połączenie z listy rozwijanej.
    • Określ czas trwania spotkania/połączenia z listy rozwijanej.
      Alternatywnie możesz wprowadzić wartość niestandardową.
  3. W sekcji Pytania dla Uczestników
    • Imię i e-mail to pola obowiązkowe do rezerwacji spotkania, które są domyślnie dostępne.
    • Kliknij +Dodaj pytania, jeśli chcesz dodać więcej pytań.
    • Dodaj pytanie i wybierz pole, w którym chcesz wypełnić odpowiedź.
      Dodaj wiele pytań, a odpowiedź zostanie automatycznie wprowadzona w odpowiednim polu.
  4. W informacjach o hoście wykonaj następujące czynności:
    • Na liście rozwijanej Przypisz do możesz wybrać opcję Użytkownicy/Grupy/Terytorium. Powiedzmy, że wybierasz użytkowników, spotkanie/rozmowa zostanie przypisana do wybranych użytkowników w układzie Round Robin.
    • Wybranie Użytkownicy z listy rozwijanej pozwala wybrać użytkowników, do których zostanie przypisane spotkanie.

    • Wybranie Grupy z listy rozwijanej pozwala wybrać grupę, do której zostanie przypisane spotkanie.

    • Wybranie Terytoria z listy rozwijanej pozwala wybrać terytorium, do którego zostanie przypisane spotkanie.

  5. W sekcji Ustawienia zaawansowane ustaw warunki wyświetlania czasu rezerwacji w oparciu o następujące kryteria.
    • Pokaż dostępność w odstępach co „x” minut
      • Wybierz przedział czasu z listy rozwijanej.
    • Minimalne powiadomienie o harmonogramie spotkań — zapobieganie spotkaniom krótszym niż „x” godzin
      • Wprowadź wartość niestandardową, aby uniemożliwić spotkania w tym przedziale czasowym.
    • Jak daleko można zaplanować spotkania
      • Wprowadź niestandardowy okres kroczących dni lub określony czas trwania, który wybierzesz.
    • Maksymalna liczba spotkań w tym samym przedziale czasowym
      • Kliknij listę rozwijaną, aby wybrać liczbę spotkań, które mogą się odbyć w określonym przedziale czasowym.
        Możesz wybrać z listy rozwijanej lub wprowadzić wartość niestandardową.
    • Maksymalna liczba spotkań akceptowanych dziennie
      • Kliknij listę rozwijaną, aby wybrać maksymalną liczbę spotkań, które mogą się odbyć w ciągu dnia.
        Możesz wybrać z listy rozwijanej lub wprowadzić wartość niestandardową.
    • Bufor dla gospodarza przed spotkaniami
      • Wybierz czas buforowania z listy rozwijanej.
        Możesz również wprowadzić wartość niestandardową. 

      • Przypomnij uczestnikom przed wydarzeniem
      • Wybierz czas z listy rozwijanej, aby wyzwolić przypomnienie przed spotkaniem.


  6. Kliknij Zapisz.
    Rezerwacja kalendarza została pomyślnie utworzona i jest wyświetlana w oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza.
Notatka
  1. Możesz wybrać użytkowników z określonego terytorium tylko wtedy, gdy Twoja organizacja włączyła zarządzanie terytorium

Rezerwacja użytkownika:

Możesz skorzystać z tej opcji, jeśli chcesz, aby Twoi klienci mogli zarezerwować spotkanie z Tobą (użytkownikiem).

  1. Kliknij rezerwację [Użytkownik].

  2. W sekcji Informacje o kalendarzu wykonaj następujące czynności:
    • W typie kalendarza wybierz Spotkanie lub Połączenie z listy rozwijanej.
    • Określ czas trwania spotkania/połączenia z listy rozwijanej.
      Alternatywnie możesz wprowadzić wartość niestandardową.
  3. W sekcji Pytania dla uczestników wykonaj następujące czynności:
    • Imię i e-mail to pola obowiązkowe do rezerwacji spotkania, natomiast Imię i Telefon to pola do połączeń, które są dostępne domyślnie.
    • Kliknij +Dodaj pytania, jeśli chcesz dodać więcej pytań.  
    • Dodaj pytanie i wybierz pole, w którym chcesz wypełnić odpowiedź.
      Możesz dodać wiele pytań, a odpowiedź zostanie automatycznie wprowadzona w odpowiednim polu.
      Odpowiedź na pytania może być dla uczestnika opcjonalna.

  4. W sekcji Ustawienia zaawansowane ustaw warunki wyświetlania czasu rezerwacji w oparciu o następujące kryteria.
    • Pokaż dostępność w odstępach co „x” minut
      • Wybierz przedział czasu z listy rozwijanej.
    • Minimalne powiadomienie o harmonogramie spotkań — zapobieganie spotkaniom krótszym niż „x” godzin
      • Wprowadź wartość niestandardową, aby uniemożliwić spotkania w tym przedziale czasowym.
    • Jak daleko można zaplanować spotkania
      • Wprowadź niestandardowy okres kroczących dni lub określony czas trwania, który wybierzesz.
    • Bufor dla gospodarza przed spotkaniami
      • Wybierz czas buforowania z listy rozwijanej.
        Możesz również wprowadzić wartość niestandardową. 

      • Przypomnij uczestnikom przed wydarzeniem
      • Wybierz czas z listy rozwijanej, aby wyzwolić przypomnienie przed spotkaniem.



  5. Kliknij Zapisz.
    Rezerwacja kalendarza została pomyślnie utworzona i jest wyświetlana w oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza.

Udostępnij rezerwację kalendarza

Istnieją trzy sposoby udostępniania linku klientom. 

  • Skopiuj link i udostępnij go klientowi za pośrednictwem dowolnego medium (media społecznościowe, SMS, e-mail itp.)
  • Umieść kod w swojej witrynie.
  • Dodaj link jako podpis e-mail.
Aby skopiować link do rezerwacji
  1. Zaloguj się do Zoho CRM.
  2. Przejdź do Kalendarza.
  3. Kliknij Opcje i wybierz Rezerwacja kalendarza z listy rozwijanej.
  4. Na stronie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej obok rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  5. Kliknij Kopiuj łącze.

Osadź rezerwację kalendarza

Zoho CRM umożliwia osadzenie rezerwacji kalendarza w Twojej witrynie na trzy sposoby.
  • Przycisk - Rezerwacja kalendarza zostanie osadzona jako przycisk, a po kliknięciu strona rezerwacji pojawi się jako nakładka.
  • Link — rezerwacja kalendarza zostanie osadzona jako link.
  • In-line — rezerwacja kalendarza zostanie osadzona na stronie internetowej, a klienci będą mogli bezpośrednio umówić się na spotkanie lub zadzwonić.

Aby osadzić rezerwację kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej > Osadź przy rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  2. W wyskakującym okienku Opcje osadzania wykonaj następujące czynności:
    • Wybierz przycisk/Link/Inline.
      Wpisz nazwę przycisku i linku. 
    • Wybierz motyw, kolor czcionki i kolor tła
    • W sekcji kodu do umieszczenia na stronie kliknij Kopiuj kod, a kod można wkleić do kodu źródłowego HTML witryny.

  3. Kliknij Gotowe.

Dodaj do podpisu e-mail

Możesz dodać link jako podpis w wiadomości e-mail i ułatwić klientowi rezerwację spotkania.

Aby dodać rezerwację jako podpis e-mail

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Więcej > Dodaj podpis e-mail do rezerwacji, którą chcesz udostępnić.

  2. Na stronie Wstaw łącze wykonaj następujące czynności:
    • Wprowadź tekst w polu Wybrany tekst.
      Adres URL linku do rezerwacji jest wyświetlany domyślnie.
    • Wprowadź Tytuł (etykietka) i kliknij OK.

Tworzenie duplikatów

Skonfigurowane rezerwacje zespołowe można zduplikować, a konfigurację można zmodyfikować zgodnie z własnymi wymaganiami. Możesz tworzyć duplikaty, klikając Więcej > Duplikuj.

Usuń rezerwację kalendarza

Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może usunąć rezerwację kalendarza, jeśli nie są już potrzebne.

Aby usunąć rezerwację z Kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza kliknij Menu > Usuń przy rezerwacji, którą chcesz usunąć.

  2. W wyskakującym okienku z potwierdzeniem usunięcia rezerwacji kliknij Usuń, aby usunąć rezerwację.

Aktywuj i dezaktywuj rezerwację kalendarza

Gdy utworzona przez Ciebie rezerwacja nie jest w tej chwili konieczna, zawsze możesz je dezaktywować. Dezaktywacja rezerwacji pozostaje bez zmian z wyjątkiem tego, że będzie nieaktywna. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może aktywować i dezaktywować rezerwację kalendarza.

Aby aktywować/dezaktywować rezerwację kalendarza

  1. W oknie Zarządzaj rezerwacją kalendarza przełącz przycisk stanu, aby aktywować/dezaktywować.

    Zielony oznacza, że rezerwacja kalendarza jest aktywna.
Notatka
  1. Możesz utworzyć 25 aktywnych rezerwacji zespołowych i 3 aktywne rezerwacje użytkowników.

Rezerwacja spotkania lub rozmowy telefonicznej z użytkownikiem lub zespołem

Klient może dokonać rezerwacji wybierając odpowiedni dla siebie termin i godzinę. Po dokonaniu rezerwacji zostanie wysłana wiadomość e-mail z potwierdzeniem z opcją zmiany terminu/anulowania potwierdzonej rezerwacji.

Aby zaplanować spotkanie z użytkownikiem/zespołem 

  1. Wybierz wybraną datę.

  2. Wybierz wybrany przez siebie czas.
    Możesz filtrować pomiędzy formatami AM/PM i 24 godziny.

  3. Wpisz swoje imię i nazwisko oraz e-mail i kliknij Zapisz.
    Zostanie wyświetlony status potwierdzenia.

  4. Po potwierdzeniu terminu do klienta zostanie wysłana wiadomość e-mail z podsumowaniem dokonanej rezerwacji.
    Wiadomość e-mail pozwala również klientowi przełożyć/odwołać umówione spotkanie.

Zmiana terminu wizyty 

  1. Kliknij Zmień termin w wiadomości e-mail.
    Zostaniesz przekierowany na stronę rezerwacji.
  2. Kliknij Zmień termin i kontynuuj od kroku 1.

Aby odwołać spotkanie

  1. Kliknij Anuluj w wiadomości e-mail.
    Zostaniesz przekierowany na stronę rezerwacji.
  2. Kliknij Anuluj moje spotkanie, a Twoja rezerwacja zostanie anulowana.



    • Related Articles

    • Zarządzanie kalendarzem w Zoho CRM

      Planowanie i harmonogramowanie jest ważne, jeśli chodzi o spotkania biznesowe. Dobrze przemyślany plan ma duży wpływ na przynoszenie pozytywnych rezultatów, podczas gdy odpowiednio zaplanowane spotkanie może uzupełnić Twoje planowanie. Firmy ...

    • Czy mogę udostępnić swój kalendarz innemu użytkownikowi?

      Zoho Calendar umożliwia udostępnianie kalendarza innemu użytkownikowi na różnych poziomach uprawnień. Zaloguj się do calendar.zoho.com, kliknij prawym przyciskiem kalendarz, który chcesz udostępnić, i kliknij Udostępnij na liście. Na ekranie ...

    • Ustawienia aplikacji Zoho CRM na Androida

      Zmień motyw Aby zmienić motyw kolorystyczny W aplikacji Zoho CRM przejdź do Ustawień. Na stronie Ustawienia w obszarze Motywy wybierz żądany motyw kolorystyczny. Wybrany motyw jest stosowany w całej aplikacji. Wybierz czcionki W aplikacji Zoho CRM ...

    • Jak utworzyć kalendarz grupowy?

      Aby utworzyć kalendarz grupowy, musisz najpierw utworzyć grupę na accounts.zoho.com. Teraz zaloguj się do calendar.zoho.com, przejdź do Ustawienia >> Grupy >> Grupy osobiste. Utworzona grupa zostanie wyświetlona tutaj. Kliknij grupę i kliknij ...

    • Zarządzanie wieloma organizacjami CRM

      Uzyskaj dostęp do wielu kont CRM za pomocą jednego logowania Zoho CRM umożliwia użytkownikom dostęp do wielu kont organizacyjnych (CRM) przy użyciu tego samego adresu e-mail. Jest to szczególnie przydatne dla organizacji, które prowadzą różne konta ...