Zia dla e-maili

Zia dla e-maili

Większość komunikacji biznesowej i transakcji odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej, czy to z klientami, potencjalnymi klientami, partnerami lub dostawcami. Oprócz tego, że są niezbędnym trybem komunikacji, e-maile są oficjalnym repozytorium ważnych informacji dotyczących harmonogramów spotkań, planów biznesowych, adresów, faktur, kontaktów społecznościowych itp., które są dostępne w e-mailach, a przedstawiciele handlowi mogą spędzać sporo czasu na ich wprowadzaniu. szczegóły ręcznie do bazy danych CRM.

W Zoho CRM Zia może pomóc im w przechwytywaniu ważnych informacji, takich jak dane osobowe klienta lub szczegóły spotkania, bezpośrednio z wiadomości e-mail. Co więcej, nawet bez konieczności czytania całej rozmowy, można poznać intencję e-maila, na przykład prośbę, zapytanie lub skargę, zgodnie z sugestią Zii.

Zia dla poczty e-mail obejmuje następujące funkcje:
  1. Wzbogacanie danych z podpisów e-mail
  2. Ekstrakcja aktywności z wiadomości e-mail
  3. Intencja e-maila
  4. Analiza nastrojów e-mailowych
  5. Podsumowanie e-maila

Te funkcje są dostępne dla wersji Enterprise i wyższych z licencjami dla ponad 20 użytkowników w organizacji. 

Aby włączyć Zia dla e-maili,
  1. Zaloguj się do konta CRM z uprawnieniami administratora.
  2. Wybierz kolejno Konfiguracja > Zia > Komunikacja > Analiza poczty e-mail.
  3. Przełącz przycisk Analiza poczty e-mail. 
Notatka:
Administratorzy CRM mogą wyłączyć kartę Analiza poczty e-mail, na której następujące funkcje nie będą już działać dla wszystkich rekordów. Mogą również włączać i wyłączać każdą funkcję.

Wzbogacanie danych z podpisów e-mail

W profesjonalnych wiadomościach e-mail podpisy są traktowane jako tożsamość korporacyjna, ponieważ zawierają informacje o nadawcy. Zawiera szczegółowe informacje o ich roli w firmie, kontaktach społecznych i danych kontaktowych. Ludzie używają nawet podpisów e-mail do tworzenia rozpoznawalności marki, przyciągania ruchu do swojej witryny lub promowania różnych wydarzeń.

Kiedy tak cenne informacje są dostępne w podpisach, możesz pozwolić, aby Zia pomogła Ci w uchwyceniu szczegółów na Twoim koncie CRM. Wzbogacanie danych Zia z wiadomości e-mail, ułatwia wypełnianie danych dla potencjalnych klientów, kontaktów i kont z podpisów wiadomości e-mail. Szczegóły, takie jak adres e-mail, witryna internetowa, numer kontaktowy, nazwa firmy, uchwyty społecznościowe, oznaczenie, lokalizacja firmy i adres wymieniony w podpisie e-mail mogą zostać przechwycone w rekordzie CRM. Pomoże to skrócić czas i wysiłek potrzebny do ręcznej aktualizacji rekordu, a dodatkowo zapewni dokładność danych.

W CRM zidentyfikowaliśmy niektóre pola, które są powszechnie używane, takie jak faks, oznaczenie, numer telefonu, nazwisko, e-mail itp. i nazwaliśmy je „polami wzbogacającymi”. Ponieważ jednak może istnieć możliwość odniesienia tych pól do różnych nazw na koncie CRM, aby uniknąć pomyłek lub nieprawidłowego wprowadzenia danych, pozwalamy zmapować te wzbogacone pola z odpowiednim polem CRM.
Notatka
Ta funkcja jest dostępna tylko w modułach Leady, Kontakty lub Konta. Z funkcji mogą korzystać tylko użytkownicy, którzy mają uprawnienia dostępu do tych modułów.
Wzbogacanie danych z podpisów email
  1. Wybierz rekord z modułu Leady, Kontakty lub Konta.
  2. Otwórz wiadomość e-mail z powiązanej listy rekordu.
  3. Kliknij Wzbogać dane .
    Jeśli nie ma nowych informacji, otrzymasz powiadomienie od Zii, w którym będzie to samo.
  4. Na stronie Wzbogacanie danych przez Zia kliknij Konfiguruj mapowanie pól .
  5. Na stronie Ustawienia wzbogacania, w zakładce Pola Zoho CRM wybierz pola z listy rozwijanej.
  6. Kliknij Zapisz.
Notatka
  1. Jeśli zainstalowałeś już wtyczkę „Wzbogacanie danych” na swoim koncie CRM, niewiele informacji globalnych lub firmowych zostanie automatycznie uzupełnionych z Internetu. W razie potrzeby możesz zastąpić te pola informacjami pobranymi z podpisu wiadomości e-mail. Możesz to zlecić CRM, zaznaczając pola wyboru odpowiednich pól w zakładce Aktualizacja.
  1. Możesz użyć zarówno wtyczki, jak i podpisu wiadomości e-mail, aby wzbogacić swoje dane CRM. Pierwsza z nich może wzbogacić wszelkie globalne informacje w rekordzie z Internetu, podczas gdy druga może wzbogacić dane osobowe rekordu.

Ekstrakcja aktywności z wiadomości e-mail

E-maile często zawierają o wiele więcej informacji niż tylko odpowiedź lub rozmowa biznesowa. Organizacje mogą wysyłać zaproszenia na webinary lub wysyłać linki do spotkań, udostępniać agendy lub szczegóły miejsca, planować rozmowy lub menedżerowie mogą przydzielać zadania członkom swojego zespołu za pośrednictwem e-maili. Informacje te mogą być przechwytywane jako działania w CRM w celu prowadzenia dokumentacji i odpowiedniego monitorowania. Jednak ręczne dodawanie tych szczegółów może być czasochłonne i może również powodować nieumyślne błędy podczas ręcznego kopiowania szczegółów z wiadomości e-mail. Wyodrębnianie aktywności Zia z wiadomości e-mail może pomóc w automatycznym przechwytywaniu spotkań, zadań i połączeń z wiadomości e-mail.

Zia może identyfikować i wskazywać działania wymienione w wiadomościach e-mail i sugerować agentowi dodanie działania do CRM z wiadomości e-mail. Mogą edytować sugestię i wprowadzić więcej szczegółów lub zapisać aktywność bez zmian. Sugestie Zii można zobaczyć w e-mailach znajdujących się na powiązanej liście rekordu, a także w SalesSignal.


Należy wziąć pod uwagę
  1. Jeśli w e-mailu wymieniono wiele spotkań, Zia przechwyci z nich najbardziej wyróżniające się. Na przykład, jeśli wiadomość e-mail zawiera połączenie o 9:00 i zadanie o 16:00, Zia odbierze połączenie o 9:00, ponieważ jest to pierwsze wystąpienie.
  2. Działania zostaną automatycznie dostosowane do godzin pracy organizacji. Na przykład jeśli godzina i data wymieniona przez klienta w e-mailu to 10:00 czasu PST, czas zostanie przekonwertowany na strefę czasową organizacji.
  3. Jeśli godzina pracy lub godzina zmiany nie jest skonfigurowana na koncie, to dla wszystkich czynności zostanie uwzględniony czas domyślny, czyli godzina 9:00.
  4. W przypadkach, gdy czas lub data są podane w zakresach takich jak 3:00 do 15:30 lub od 20 do 22 marca, Zia wybierze pierwszą instancję, czyli 15:00 i 20 marca. Aby zapewnić dokładność, zalecamy sprawdzenie wypełnionej godziny i daty przed zapisaniem i edycję w razie potrzeby.
  5. Zia będzie rejestrować spotkania/zadania/połączenia zaplanowane tylko na przyszłe daty. Na przykład, jeśli spotkanie jest zaplanowane na ten sam dzień, Zia nie wybierze aktywności.
Aby przechwytywać działania z wiadomości e-mail
  1. Przejdź do modułu Leads/Contacts/Deals lub równoważnego modułu niestandardowego i wybierz rekord.
  2. Na liście związanej z wiadomościami e-mail otwórz wiadomość e-mail i kliknij opcję Przechwyć spotkanie/Zaplanuj połączenie/Zaplanuj zadanie.
  3.  W wyskakującym okienku Informacje o aktywności wyświetl wypełnione szczegóły spotkania/zadania/połączenia.

    W razie potrzeby edytuj szczegóły.

Ekstrakcja aktywności z panelu powiadomień Zia

Otwieramy to ulepszenie stopniowo i będzie ono dostępne tylko dla wybranych kont.
Oprócz indywidualnego otwierania przychodzących wiadomości e-mail i sprawdzania, czy są z nimi powiązane działania, Zia identyfikuje te wiadomości e-mail zawierające działania i wyświetla je w panelu powiadomień, gdy nadejdą. Panel powiadomień wyświetla typ czynności (rozmowa, spotkanie lub zadanie), czas czynności oraz nazwę leada/kontaktu powiązanego z rekordami. W ten sposób użytkownicy CRM mogą przeglądać swoje powiązane działania podczas logowania się na swoje konto, eliminując wszelkie szanse przeoczenia aktywności.
 
Na przykład wiadomość e-mail od partnera z prośbą o zaplanowanie demonstracji funkcji jest automatycznie rejestrowana jako powiadomienie, a spotkanie jest rodzajem działania.

Aby działania były rejestrowane w panelu powiadomień Zia, należy włączyć wyodrębnianie aktywności. Możesz to włączyć w menu Konfiguracja > Zia > Powiadomienia > Zia dla poczty e-mail.


Notatka: 
  1. Po utworzeniu zadania, spotkania lub połączenia, a jeśli panel zostanie zamknięty, odpowiednie powiadomienie zostanie usunięte.
  2. Po utworzeniu zadania, spotkania lub rozmowy przycisk aktywności zostanie wyłączony.
Aby uchwycić działania z panelu Zia
  1. W swoim koncie CRM przejdź do panelu Zia.
  2. Na liście aktywności kliknij powiadomienie o aktywności. Po lewej stronie pojawi się odpowiedni e-mail. 
  3. Kliknij przycisk +Zadzwoń/+Spotkanie/+Zadanie w wiadomości e-mail.
  4. W wyskakującym okienku wyświetl wypełnione szczegóły połączenia/spotkania/zadania. W razie potrzeby edytuj szczegóły.

Intencja e-maila

Zia będzie monitorować konwersacje e-mailowe i podkreślać intencje otrzymanych e-maili. Zrozumie treść wiadomości e-mail i przechwyci następujące intencje: prośba, zapytanie, skarga i inne.




Podsumowanie e-maila

Wiadomości e-mail od klientów zawierają ważne informacje dla przedstawicieli handlowych, takie jak skargi, opinie, prośby itp. Ogólnie rzecz biorąc, otwieramy wiadomości e-mail, aby zrozumieć znaczenie tekstu i zwykle podsumowujemy go, aby zinterpretować to, co nadawca próbuje przekazać. Jednak w prawdziwym biznesie istnieje wiele e-maili, nad którymi dana osoba musi popracować.

W podsumowaniu wiadomości e-mail Zia automatycznie podsumowuje treść wiadomości e-mail i zapewnia zwięzły wgląd w wiadomość e-mail w jednym wierszu . W ten sposób bez otwierania wiadomości odbiorca będzie znał kontekst i zdecyduje, który e-mail wymaga priorytetu, a który może poczekać. 



Na przykład skarga e-mailowa dotycząca pracownika serwisu zostanie podsumowana przez Zia w jednym wierszu, jak pokazano poniżej. Temat e-maila zostanie odzwierciedlony w nagłówku podsumowania.



Zia przeanalizuje również przekazane lub wielokrotnie odpowiedzi na e-maile i poda podsumowanie tego samego. Oprócz przeglądania podsumowania wiadomości e-mail, użytkownik CRM może wykonać następujące czynności, klikając menu rozwijane obok Odpowiedz :
  1. Pobierz załączniki do wiadomości e-mail
  2. Odpowiedz na e-mail
  3. Przekaż e-mail
  4. Wyświetl podgląd wiadomości e-mail i rozpocznij akcję drukowania
  5. Łączenie wiadomości e-mail z umową CRM



Aby wyświetlić podsumowanie wiadomości e-mail
  1. Przejdź do modułu Leads/Contacts/Deals lub równoważnego modułu niestandardowego i wybierz rekord.
  2. Na liście Powiązane wiadomości e-mail najedź kursorem na wiadomość e-mail.
  3. Kliknij Wyświetl podsumowanie.
  4. Kliknij Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź na adres oryginalnego nadawcy wiadomości e-mail. Aby wykonać inne czynności, kliknij strzałkę w dół i wybierz opcję:
             (i) Odpowiedz wszystkim : wybierz tę opcję, aby odpowiedzieć wszystkim w wątku wiadomości e-mail.
            (ii) Przekaż : wybierz tę opcję, aby przekazać wiadomość e-mail.
            (iii) Podgląd wydruku : wybierz tę opcję, aby wyświetlić wydrukowaną wiadomość e-mail i rozpocząć akcję drukowania.
            (iv) Umowa łącza: Wybierz tę opcję, aby dodać tę wiadomość e-mail do istniejącej umowy lub nowej umowy w CRM.


Notatka: 
  1. Zia automatycznie podsumowuje otrzymane e-maile. Nie ma minimalnego limitu liczby e-maili.
  2. Podsumowanie wiadomości e-mail jest obsługiwane tylko w języku angielskim

Analiza nastrojów e-mailowych

Zia analizuje nastroje przychodzących wiadomości e-mail i klasyfikuje je na pozytywne, negatywne lub neutralne, aby pomóc odbiorcy zdecydować, który e-mail wymaga jego natychmiastowej uwagi. Na przykład wśród 10 wiadomości e-mail, jeśli jest wiadomość e-mail od klienta dotycząca niepowodzenia płatności, Zia wyróżni ją z negatywnym nastawieniem, wskazując tym samym natychmiastową uwagę. Ustalenie priorytetów, które e-maile należy najpierw przeczytać i na które należy odpowiedzieć, ma kluczowe znaczenie dla zespołu sprzedaży w organizowaniu rutynowych czynności, co jest łatwe dzięki sentymentowi e-maili Zia.
 
Co więcej, administratorzy mogą włączyć alerty kolejnych negatywnych nastrojów dla użytkowników, aby otrzymywać powiadomienia Zia, gdy klient kolejno wysyła wiadomości e-mail z negatywnymi nastrojami. W ten sposób pomagają uzyskać natychmiastową uwagę, aby rozwiązać problemy klientów i zapobiec ich utracie.

Kolejne alerty o negatywnych nastrojach są otwierane stopniowo i będą dostępne tylko dla wybranych użytkowników.
 

Analiza emocji e-mail 

Zia analizuje emocje wyrażane w przychodzących wiadomościach e-mail, aby pomóc Ci ustalić wrażenia klientów i ustalić priorytety wiadomości e-mail na podstawie analizowanej w nich wagi.
Na przykład, jeśli istnieje e-mail, w którym Zia wykryła emocję jako wdzięczność, i jeden e-mail, w którym wykryto frustrację, możesz najpierw skupić się na e-mailu wysłanym przez sfrustrowanego klienta.

    • Related Articles

    • Zia - przegląd

      W dzisiejszym świecie firmy mają do czynienia z gigantycznymi rozmiarami danych, które pochodzą z wielu źródeł. Może to być proste zapytanie telefoniczne, które właśnie otrzymałeś, nowy obserwator na Twojej stronie na Facebooku lub odesłany e-mail w ...

    • Wysyłanie masowych wiadomości e-mail

      Jedną z najważniejszych czynności w biznesie jest komunikacja z klientami, a najlepszym sposobem na to jest e-mail. Zoho CRM daje możliwość wykorzystania masowej poczty e-mail w celu dotarcia do dużej liczby klientów. Możesz także tworzyć ...

    • E-maile w Zoho CRM — przegląd

      Podstawowym problemem związanym z niezależnym od siebie CRM i kanałem komunikacji jest brak kontekstu sprzedażowego. Oto trzy najważniejsze korzyści z aktywacji poczty e-mail w Zoho CRM. Widok kontekstowy rozmów e-mail z klientem:  Zapis interakcji ...

    • Zarządzanie pocztą e-mail

      Jako rekruter e-maile są niezbędne do nawiązania kontaktu z kandydatami i kontaktami. Zoho Recruit pomaga pisać bardziej zaawansowane i spersonalizowane wiadomości e-mail oraz automatyzować je zgodnie z Twoimi wymaganiami. Wysyłaj i zarządzaj ...

    • Konfiguracja kanału e-mail

      E-maile są najczęściej używanym i niezbędnym sposobem komunikacji dla Twoich klientów, aby przesyłać bilety do Twojego Zoho Desk. Wiadomości e-mail otrzymywane od klientów są konwertowane na bilety i przypisywane są im unikalny identyfikator biletu. ...