Zaplanuj comiesięczny e-mail z raportem w formacie pdf

Zaplanuj comiesięczny e-mail z raportem w formacie pdf

Wymóg

Zaplanuj miesięczny raport sprzedaży dla menedżera sprzedaży w formacie PDF ze statystykami osiągniętej sprzedaży w porównaniu do celu na miesiąc.

Przypadek użycia

Aplikacja do zarządzania sprzedażą rejestruje działania sprzedażowe i liczby, aby śledzić wydajność swojego zespołu sprzedaży i całej firmy. Menadżer sprzedaży potrzebuje comiesięcznego raportu, który przedstawia wykresy osiągniętej sprzedaży w porównaniu do celu, w formacie PDF.

Kroki do naśladowania

1. Utwórz dwa formularze z następującymi szczegółami:
Formularz
Nazwa łącza formularza
Typ pola
Nazwa pola
Nazwa łącza pola
Sprzedaż
Sprzedaż
Pojedyncza linia
Przedstawiciel handlowy
Nazwa_Dostawcy
Nazwa
Nazwa klienta
Nazwa_klienta
Podformularz
  • Pojedyncza linia
  • Numer
Zamówienie
  • Produkt
  • Ilość
Zamówienie
  • Produkt
  • Ilość
 
Waluta
Całkowity koszt
Całkowity koszt
Cel a osiągnięty
Cel a osiągnięty
Data
Data
Nazwa_Dostawcy
Waluta
Sprzedaż docelowa
Sprzedaż_docelowa
Waluta
Osiągnięta sprzedaż
Osiągnięta_Sprzedaż


Do comiesięcznego raportowania używany jest formularz Cel a Osiągnięty. Wartości pól Data i Sprzedaż docelowa są podawane ręcznie co miesiąc. Wartość pola Osiągnięta sprzedaż jest obliczana przez zsumowanie wszystkich wartości w polu Koszt całkowity dla każdego miesiąca.

2. Utwórz raport Wykres przestawny o nazwie Prognoza a wartość rzeczywista na podstawie formularza Cel a osiągnięto z ustawieniami przedstawionymi poniżej. Narysuj pole Data na osi X oraz pola Docelowa sprzedaż i Osiągnięta sprzedaż na osi Y.


3. Skonfiguruj harmonogram z następującymi szczegółami:

4. Kliknij Dodaj nową akcję i wybierz Skrypt Deluge.

5. Zapisz następujący fragment kodu Potop w edytorze Deluge:
  1. // Fetch all records from Sales form for the current month

  3. sales_records = Sales[ID != 0 && Date_field in this month];

  5. // Calculate the total sales
  6. total_sales = sales_records.sum(Total_Cost);

  8. // Fetch records from Target_vs_Achieved form and sort in descending order to have the latest record (current month) on top
  9. forecast_records = Target_vs_Achieved[ID != 0] sort by Added_Time desc;

  11. // Assign the total sales value to the Achieved Sales field in the first record
  12. forecast_records.Achieved_Sales=total_sales;

  14. // Send mail with the attachment to the sales maneger 
  15.  sendmail
  16. [
  17. from: zoho.loginuserid
  19. subject: "Monthly Report"
  20. message: "Please find the attached monthly sales report"
  21. attachments:report:Forecast_vs_Actual as PDF
  22. ]

Skrypt oblicza łączną sprzedaż w danym miesiącu i przypisuje wartość do pola Osiągnięta sprzedaż. Raport zawierający tę wartość i prognozowaną wartość jest następnie wysyłany jako załącznik.

Zobacz jak to działa      

Punkty do zapamiętania 

  • Zaleca się umieszczenie fragmentu wysłania poczty w osobnym harmonogramie z pewną przerwą czasową. Zapewnia to wystarczającą ilość czasu na wygenerowanie świeżych danych z nowymi obliczeniami na wykresie przestawnym przed wysłaniem załącznika.
  • Wykresy przestawne można wysyłać tylko w formacie PDF. Dowiedz się więcej o zadaniu wysyłania poczty i obsługiwanych formatach dla różnych typów raportów.