Importowanie rekordów do konta Recruit może pomóc w tworzeniu nowych kandydatów z danych zebranych z różnych źródeł, takich jak zakupiona baza danych rekordów lub rekordy z różnych jednostek biznesowych. Rekordy można importować za pomocą dwóch funkcji:

Importuj mój [moduł]: Użyj tej funkcji, aby zaimportować rekordy należące do Ciebie (przypisane do Ciebie). Domyślnie własność rekordów jest automatycznie przypisywana użytkownikowi, który je importuje.

Importuj moją organizację [Moduł]: Użyj tej funkcji, aby zaimportować wszystkie rekordy należące do (przypisanych do) użytkowników w Twojej organizacji, w tym rekordy należące do Ciebie. Plik importu musi zawierać kolumnę zawierającą adresy e-mail użytkowników, którym chcesz przypisać każdy rekord.

Uwaga: Zoho Recruit jest kompatybilny z najnowszymi wersjami Google Chrome i Mozilla Firefox. Aby uzyskać najlepsze wyniki, zalecamy korzystanie z tych przeglądarek.

Dostępność

Wymagane uprawnienia profilu: Użytkownicy z uprawnieniami do importowania mogą uzyskać dostęp do tej funkcji.

Importuj listę kontrolną  

Przed zaimportowaniem danych zapoznaj się z poniższą listą kontrolną:

1. Uprawnienie: Upewnij się, że masz dostęp do importowania danych. Jeśli nie masz uprawnień, łącze Importuj nie będzie dostępne w interfejsie użytkownika.
2. Format pliku: importowane pliki muszą być w formacie CSV (wartości rozdzielane przecinkami) i muszą być plikami ASCII (zwykle z rozszerzeniem .txt lub .csv w środowisku Windows), gdzie każdy wiersz tekstu reprezentuje pojedynczy rekord. Obsługiwane formaty to Excel (XLS, XLSX), wartość oddzielona przecinkami (CSV) oraz format wizytówki lub vCard (VCF). Wszystkie załączniki do plików muszą być oddzielone od danych. Nieoczekiwane błędy mogą wystąpić, jeśli pliki XLS lub XLSX zawierają specjalne kontrolki, takie jak filtry kombi lub osadzone obrazy.
3. Zabronione znaki: Dane w importowanym pliku nie mogą zawierać następujących znaków:
   • Podwójne cudzysłowy(") - używaj tylko jako separatora pól
   • Pionowy pasek (|)
   • Nawiasy kątowe (<>)
4. Pola obowiązkowe: pola wymagane (obowiązkowe) muszą zawierać wartość. Na przykład podczas importowania informacji o koncie każdy rekord konta musi zawierać Nazwę konta. Strona Mapowanie pól w kreatorze importu oznacza wymagane pola za pomocą *. Nie przechodź do następnego kroku bez mapowania pól obowiązkowych.
   
5. Dane pola wyboru: Upewnij się, że dane, które planujesz zaimportować z pól logicznych lub pól wyboru, zawierają wartości, które zostaną poprawnie przekonwertowane podczas procesu importowania. Importowane dane z pól logicznych i pól wyboru są konwertowane w następujący sposób:
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone: Prawda lub 1
   • Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone: Fałsz lub 0
6. Lista rozwijana: Wszystkie wartości danych wyświetlane na listach rozwijanych muszą istnieć w odpowiednich polach Zoho Recruit. Na przykład, jeśli planujesz importować informacje o koncie, które zawierają wartość z listy rozwijanej typu branży, przed zaimportowaniem informacji o koncie upewnij się, że wszystkie wartości branżowe w pliku źródłowym znajdują się już na liście rozwijanej. Jeśli wartości nie istnieją, musisz albo zmienić wartości w pliku źródłowym, aby pasowały do istniejących wartości w Zoho Recruit, albo poprosić administratora o dodanie nowych wartości.
7. Nazwy pól: Upewnij się, że pierwszy wiersz danych (rekordów) w pliku źródłowym zawiera nagłówki kolumn lub nazwy pól, a nie rzeczywiste wartości danych. Te nazwy pól nagłówków pomagają zidentyfikować dane podczas mapowania nowych danych na istniejące pola w Zoho Recruit.
8. Puste wiersze: Usuń wszystkie puste wiersze z importowanego pliku. Pusta linia jest interpretowana jako koniec pliku.
9. Nazwa użytkownika: Gdy importowane rekordy są przypisane do innych użytkowników, należy zmapować pole Właściciel z odpowiednim polem z pliku importu. Plik importu powinien zawierać kolumnę zawierającą adresy e-mail użytkowników, którym chcesz przypisać każdy rekord. Tylko wtedy, gdy jest obecny, rekordy zostaną przypisane do użytkowników podczas importu.
10. Rozmiar pliku: Upewnij się, że rozmiar pliku importowanych danych nie przekracza 5 MB.
    

Poniższa tabela zawiera listę modułów, do których można importować dane oraz ich obowiązkowe pola:

Limity importu  

Jeśli plik importu jest w formacie XLS, XLSX lub VCF, można zaimportować maksymalnie 5000 rekordów na partię. W partii można zaimportować ponad 5000 rekordów w formacie CSV. 

Notatka

• Obsługiwane formaty to Excel (XLS, XLSX), wartość oddzielona przecinkami (CSV) oraz format wizytówki lub vCard (VCF).
• Jeśli Twoje rekordy przekraczają limity określone powyżej, możesz podzielić rekordy na dwa lub więcej plików, a następnie je zaimportować.

Zaimportować dane  

Użyj funkcji Importuj moje [Rekordy], aby zaimportować przypisane do Ciebie rekordy. Domyślnie własność rekordów jest automatycznie przypisywana użytkownikowi, który je importuje.

Użyj funkcji Importuj moją organizację [Moduł], aby zaimportować wszystkie rekordy przypisane do użytkowników w Twojej organizacji, w tym rekordy należące do Ciebie. Plik importu musi zawierać kolumnę zawierającą adresy e-mail użytkowników, którym chcesz przypisać każdy rekord. Dopiero wtedy rekordy zostaną automatycznie przypisane do odpowiednich użytkowników podczas importu.

Notatka:  Moduł odnosi się do różnych zakładek: Kandydaci, Kontakty, Klienci itp.

Aby zaimportować dane 

1. Kliknij kartę [Moduł]. Moduł dotyczy zakładek: Kandydaci, Kontakty, Klienci itp.
2. Na stronie głównej [Moduł] kliknij opcję Importuj.
3. Na stronie Importuj [Moduł]:
   • Wybierz opcję Importuj moje [Rekordy] lub Importuj moją organizację [Rekordy].
   • Przeglądaj, aby zlokalizować i wybrać plik do zaimportowania.
   • Zaznacz pole wyboru Włącz ręczne zatwierdzanie potencjalnego klienta. Rekordy zostaną ręcznie zatwierdzone przez administratora przed przypisaniem ich do określonych użytkowników. Ta opcja jest dostępna tylko podczas importowania kandydatów.
   • Wybierz opcję Pomiń, Zastąp lub Klonuj zduplikowane rekordy. Opcje Pomiń i Zastąp są dostępne tylko w wersjach płatnych.
4. Wybierz pole z pola Znajdź duplikaty za pomocą listy wyboru. Wybrane tutaj pole zostanie użyte przez Zoho Recruit do porównania istniejących rekordów z tymi w pliku importu. Zoho Recruit odrzuci, zastąpi lub zduplikuje pasujące rekordy, które identyfikuje na podstawie Twojego wyboru. Zobacz też: Jak oznaczyć pole jako pole unikalne
   • Dostosowywanie modułu — starsza wersja
   • Dostosowywanie modułu — nowsza wersja
5. W obszarze Opcje zaawansowane:
   • Wybierz z listy kodowanie znaków.
   • W razie potrzeby wybierz zadanie przepływu pracy.
     Pamiętaj, że na liście będą dostępne tylko zadania, które już utworzyłeś.
   • Wybierz format daty i godziny dla wartości daty i godziny w pliku importu.
   • Wybierz regułę z listy rozwijanej, aby przypisać właściciela [Record] zgodnie z regułą przypisania. Ta opcja jest dostępna tylko podczas importowania rekordów organizacji. Rekordy zostaną przypisane użytkownikom na podstawie wybranej tutaj reguły. Możesz zaimplementować metodę Round Robin, aby przypisać rekordy do użytkowników. Zobacz też: Zasady przydziału.
   • Wybierz opcję z listy, aby przypisać wszystkich zaimportowanych kandydatów do tego źródła kandydatów. Ta opcja jest dostępna tylko podczas importowania kandydatów.
   • Naciśnij dalej by kontynuować.
6. W sekcji Pola mapy:
   • Powiąż pola w nagłówku kolumny pliku CSV/XLS z odpowiednimi polami w Zoho Recruit. (Pola obowiązkowe muszą być odpowiednio zmapowane).
   • Naciśnij dalej by kontynuować.
7. W sekcji Potwierdź mapowanie sprawdź, czy pola są poprawnie mapowane.
8. Kliknij Importuj.
   Po zakończeniu procesu dodane, zaktualizowane i pominięte rekordy zostaną wyświetlone w celach informacyjnych.

Notatka

• Podczas importowania rekordów do modułu pola, które zostały oznaczone jako unikatowe dla tego modułu, są wyświetlane w polu Znajdź duplikaty za pomocą listy wyboru. Wybrane pole zostanie użyte przez Zoho Recruit do zarządzania zduplikowanymi rekordami podczas importu poprzez porównanie istniejących rekordów do Recruit z tymi w pliku importu. Na przykład, jeśli wybierzesz numer ubezpieczenia społecznego jako unikalne pole, Zoho Recruit użyje tego pola do porównania istniejących kandydatów z tymi w pliku importu. Jeśli znajdzie pasujące rekordy, zostanie wykonana jedna z następujących akcji na podstawie Twojego wyboru w sekcji Zduplikowane rekordy:
  • Jeśli wybierzesz Pomiń, pasujące rekordy w pliku importu nie zostaną dodane do Zoho Recruit.
  • Jeśli wybierzesz Zastąp, pasujące rekordy w Zoho Recruit zostaną zaktualizowane, a wszystkie nowe rekordy z pliku zostaną dodane.
  • Jeśli wybierzesz opcję Clone, zostanie dodany nowy rekord z pliku importu.
• Wybierz tylko [ID modułu] z pola Znajdź duplikaty za pomocą, którego ponownie importujesz rekordy, które zostały wyeksportowane z Zoho Recruit. Pole [ID modułu] jest generowane przez Zoho Recruit i jest unikalne dla Zoho Recruit. Wybierz to jako unikalne pole, jeśli chcesz wyeksportować zestaw rekordów z Zoho Recruit do arkusza kalkulacyjnego, wprowadzić w nich zmiany, a następnie zaimportować je ponownie. Wybranie [ID modułu] jako pola unikatowego w każdym innym przypadku może spowodować duplikację rekordów.
• W unikalnych polach nie jest rozróżniana wielkość liter. Jeśli unikalna wartość pola w pliku importu to „ABC”, a w istniejącym rekordzie to „abc”, Zoho Recruit nadal zidentyfikuje to jako dopasowanie.
• Po rozpoczęciu procesu importowania nie można go anulować, a opcja ręcznego zatwierdzania jest dostępna tylko podczas importowania kandydatów.
• Jeśli wybierzesz zadanie przepływu pracy podczas importowania, opcja Powiadom cesjonariusza w wybranym zadaniu przepływu pracy nie będzie miała zastosowania.
• W wersji bezpłatnej dostępna jest tylko opcja klonowania.
• Opcja klonowania, pomijania lub zastępowania rekordów jest dostępna w wersjach Professional i Enterprise. Opcji pomijania i zastępowania można używać tylko wtedy, gdy plik importu jest w formacie CSV i nie ma więcej niż 5000 rekordów na partię. Na przykład na Twoim koncie Zoho Recruit znajdują się dwa rekordy, A i B. Chcesz zaimportować rekordy B i C.

Po wybraniu:

• W przypadku wybrania opcji Zastąp zduplikowane rekordy będą identyfikowane na podstawie następujących pól, w zależności od typu rekordu:
  • Kandydat: E-mail
  • Kontakt: E-mail
  • Klient: Nazwa konta
  • Potencjał: nazwa potencjału
• Jeśli te pola nie zostaną zmapowane, pasujące rekordy nie zostaną zidentyfikowane, powodując tworzenie duplikatów w Zoho Recruit.
• Jeśli zostaną zidentyfikowane pasujące rekordy, tylko pola, które są zmapowane, zostaną nadpisane.
• Jeśli nie korzystasz z pól określonych powyżej i nadal chcesz sprawdzić, czy podczas importowania nie występują duplikaty, możesz użyć identyfikatora rekordu. Każdy rekord w Zoho Recruit ma unikalny identyfikator. Po wyeksportowaniu rekordów możesz uzyskać ich indywidualne identyfikatory rekordów.

Importuj notatki  

Często może być konieczne jednoczesne sporządzanie notatek dla wielu rekordów lub skojarzenie notatki z wieloma rekordami. Możesz użyć funkcji Importuj notatki w Zoho Recruit, aby uniknąć konieczności otwierania każdego rekordu w celu ręcznego powiązania z nim notatki. Wystarczy wyeksportować istniejące rekordy do arkusza kalkulacyjnego, dodać notatki w nowych kolumnach, a następnie ponownie zaimportować plik.

Aby zaimportować notatki:

1. Popraw swój arkusz kalkulacyjny (wyeksportowany z Recruit lub nowy arkusz) z notatkami dla każdego rekordu. Upewnij się, że w arkuszu znajdują się kolumny Tytuł notatki i Treść notatki. Arkusz kalkulacyjny musi również zawierać kolumnę dla jednego z unikalnych pól w wybranym module, takich jak E-mail lub Identyfikator rekordu.
2. Na swoim koncie Zoho Recruit kliknij wymagany moduł.
3. Kliknij opcję Importuj, a następnie Importuj notatki.       
   
4. Na stronie Importuj notatki wybierz przygotowany plik.
5. W polu Znajdź istniejące [rekordy] za pomocą określ, w jaki sposób Recruit ma określić rekord nadrzędny, z którym ma powiązać notatkę: identyfikator rekordu lub adres e-mail. Na przykład, jeśli wybierzesz Contact ID podczas importowania notatek dla kontaktów, Recruit skojarzy notatkę z kontaktem z Contact ID określonym w arkuszu.
6. Kliknij Następny.
7. Zmapuj pola Recruit Tytuł notatki, Treść notatki i E-mail (lub dowolne inne unikalne pole, które wybrałeś) z polami importu z arkusza w sekcji Informacje o notatce kreatora Importuj moje notatki.
8. Kliknij Następny.
9. Kliknij Importuj na stronie Potwierdź mapowanie. Notatki zostaną zaimportowane i pojawią się na stronach szczegółowych rekordów.

Notatka

• Aby móc importować notatki, w profilu użytkownika muszą być włączone następujące uprawnienia:
  • Utwórz uprawnienia do notatek w obszarze Uprawnienia na poziomie modułu
  • Uprawnienia importu włączone dla modułu nadrzędnego.
  • Na przykład, nawet jeśli użytkownik ma uprawnienia do tworzenia notatek, ale nie ma uprawnień do importowania dla kandydatów, nie będzie mógł importować notatek dla kandydatów.

Wyświetl historię importu  

Prowadzenie dziennika działań wykonywanych na Twoim koncie Zoho Recruit jest zawsze przydatne. Możesz zobaczyć, kiedy rekord był edytowany lub kto dodał rekord. Podobnie dziennik działań importu informuje, kto zaimportował rekordy, kiedy zostały zaimportowane oraz czy rekordy zostały zaimportowane prawidłowo, czy nie. Strona Historia importu w Zoho Recruit zapewnia przejrzysty obraz plików ostatnio importowanych za pomocą funkcji Importuj i Migruj.

W Historii importu możesz również zobaczyć następujące szczegóły:

• Nazwa importowanego pliku
• Nazwa modułu, do którego zostały zaimportowane rekordy
• Nazwa użytkownika, który zaimportował rekordy
• Zaimportowana data i godzina
• Szczegóły dotyczące liczby rekordów, które zostały dodane, zaktualizowane i pominięte

Na stronie Historia importu możesz wykonać następujące operacje:

• Sprawdź szczegóły importu
• Potwierdź importowane dane
• Cofnij import danych

Pliki zaimportowane w ciągu ostatnich 60 dni zostaną wymienione w historii importu. Każdy wpis w Historii importu umożliwia przeglądanie rekordów, które zostały dodane, zaktualizowane i pominięte. Te szczegóły są dostępne tylko przez siedem dni od momentu zaimportowania rekordów, po których można zobaczyć tylko liczbę rekordów, które zostały dodane, zaktualizowane lub pominięte. Jeśli rekordy nie zostały poprawnie zaimportowane i chcesz cofnąć import, możesz to zrobić w ciągu 30 dni, po czym akcja importu zostanie automatycznie zablokowana i potwierdzona. 

Dostępność
Wymagane uprawnienia profilu: Użytkownicy z uprawnieniami do importowania mogą uzyskać dostęp do tej funkcji.

Sprawdź szczegóły importu 

Po zaimportowaniu pliku szczegóły importu zostaną wyświetlone w Historii importu. Obejmuje to datę i godzinę zaimportowania rekordów, nazwę użytkownika, który zaimportował plik, szczegółowe informacje o liczbie dodanych, zaktualizowanych lub pominiętych rekordów oraz szczegółowe informacje o przyczynach pominięcia rekordów.

Aby sprawdzić szczegóły importu:

1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Administracja danymi > Migracja danych > Historia importu.
   Każda akcja importu zostanie odnotowana na stronie Historia importu wraz ze szczegółami dotyczącymi daty i godziny jej wykonania.
2. Kliknij Dodano, aby sprawdzić rekordy dodane podczas importu.
   Pola w pliku importu zostaną wyświetlone z wartościami dla każdego rekordu.
3. Kliknij Zaktualizowano, aby sprawdzić rekordy, które zostały zaktualizowane podczas importu.
   Pola w pliku importu zostaną wyświetlone z wartościami dla każdego rekordu. Numery wierszy pomagają łatwo zlokalizować rekordy w pliku importu.
4. Kliknij Pominięto sprawdzając rekordy, które nie zostały dodane do Zoho Recruit.
   Pola w pliku importu zostaną wyświetlone wraz z powodem, dla którego rekordy nie zostały zaimportowane. Numery wierszy pomagają łatwo zlokalizować rekordy w pliku importu.
5. Kliknij Eksportuj, aby pobrać kopię pominiętych rekordów i powód, dla którego nie zostały zaimportowane.

Notatka

• Szczegóły pierwszych pięciu pól z pliku importu, które zostały zmapowane z polami Zoho Recruit, zostaną wyświetlone na liście Skipper Records. Pozostałe szczegóły pola będą dostępne po wyeksportowaniu listy.
• Po wyeksportowaniu pominiętych rekordów otrzymasz plik csv ze wszystkimi polami, które zostały zmapowane z polami Zoho Recruit podczas procesu importu, oraz powód pominięcia rekordów. Możesz dokonać niezbędnych zmian w pliku i zaimportować go ponownie.
• Widoki dodane i zaktualizowane będą zawierać tylko pola dostępne w widoku listy Wszystkie [Rekordy] modułu.
• Może wystąpić niezgodność między liczbą dodanych i zaktualizowanych rekordów a liczbą rekordów widocznych na szczegółowej liście. Istnieją dwa powody, dla których ta niezgodność może wystąpić:
  • Rekordy zostały ręcznie usunięte przez użytkownika
  • Nie masz uprawnień do przeglądania zapisów

Potwierdź lub cofnij import danych 

Możesz cofnąć proces importu i usunąć zaimportowane rekordy z Zoho Recruit w ciągu 30 dni od importu. Ze względów bezpieczeństwa można zablokować zaimportowane rekordy, aby nikt nie usunął zaimportowanych rekordów. Możesz skorzystać z opcji Potwierdź po zaimportowaniu danych, aby zostały one na stałe dodane do Twojego konta Recruit.

Aby potwierdzić lub cofnąć czynność importowania:

1. Przejdź do opcji Konfiguracja > Administracja danymi > Migracja danych > Historia importu.
   Wpisy importu są wymienione na stronie Historia importu.
2. Najedź kursorem na wpis. Wykonaj jedną z następujących czynności:
   • Kliknij, aby potwierdzić import.
   • Kliknij łącze Cofnij ten import, aby cofnąć czynność i usunąć zaimportowane dane.

Notatka

• Po potwierdzeniu nie można cofnąć importu.
• Po 30 dniach od importu akcja importu zostanie automatycznie potwierdzona. Po potwierdzeniu nie można tego cofnąć.
• Jeśli cofniesz zaimportowane kontakty, zaimportowane konta z nimi powiązane również zostaną usunięte.
• Jeśli usuniesz zaimportowane konta, zaimportowane kontakty z nimi powiązane również zostaną usunięte.
• Jeśli import danych się nie powiedzie, zostanie to wyraźnie zaznaczone w historii danych.