W Zoho CRM możesz wysyłać masowe wiadomości e-mail od razu lub zaplanować je na konkretną godzinę. Na przykład, jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail do kilku klientów o 10 rano czasu PST, ale w tym czasie będziesz zajęty spotkaniem; możesz łatwo zaplanować e-mail na ten konkretny czas. Na dany zaplanowany czas możesz zaplanować 5 procesów masowej poczty na moduł. Istnieją trzy opcje, z których możesz wybrać odbiorców wiadomości e-mail:

• Widok listy modułów
• Widok niestandardowy
• Kontakty na podstawie kryteriów

I) Wyślij masową wiadomość e-mail z widoku listy modułów

1. Wybierz dowolny moduł.
2. Wybierz Rekordy z listy rekordów > kliknij Wyślij e-mail.
3. W wyskakującym okienku Masowa wiadomość e-mail wybierz szablon wiadomości e-mail.
   Alternatywnie możesz kliknąć łącze Utwórz szablon, aby utworzyć nowy szablon.
   
4. W polach Od i Dodaj odpowiedź do wykonaj następujące czynności:
   
   • Domyślnie Twój adres e-mail będzie wyświetlany w obu polach. Możesz jednak wybrać jedną z tych opcji z listy rozwijanej:
     • Adres e-mail właściciela rekordu.
     • Adres e-mail organizacji.
       
5. W obszarze Opcje wysyłania wykonaj następujące czynności:
   • Kliknij Wyślij natychmiast, aby natychmiast wysłać wiadomość e-mail.
   • Kliknij Zaplanuj później, aby wysłać e-mail później. Wprowadź datę i godzinę planowania e-maili.
     
6. Kliknij Wyślij lub Zaplanuj.

II) Wyślij masową wiadomość e-mail z niestandardowego widoku

1. Na stronie Widok listy modułów kliknij ikonę Więcej.
2. Z listy opcji wybierz opcję Masowa poczta e-mail.
   
3. Na stronie Podsumowanie wiadomości e-mail masowej kliknij opcję Utwórz wiadomość e-mail masową.
4. Wybierz odbiorców z niestandardowego widoku z listy rozwijanej.
   
5. Wybierz szablon wiadomości e-mail i powtórz powyższe kroki, aby wysłać lub zaplanować masową wiadomość e-mail.

III) Wyślij masową wiadomość e-mail na podstawie kryteriów

1. Na stronie Widok listy modułów kliknij ikonę Więcej.
2. Wybierz Masową wiadomość e-mail z listy opcji.
   
3. Na stronie podsumowania wiadomości e-mail masowej kliknij opcję Utwórz wiadomość e-mail masową.
4. W sekcji Do kliknij Na podstawie kryteriów z listy rozwijanej.
   
5. W polu Określ kryteria wprowadź szczegóły.
6. Kliknij Zapisz.
   
7. Wybierz szablon wiadomości e-mail i powtórz powyższe kroki, aby wysłać lub zaplanować masową wiadomość e-mail.

Ustaw akcję wyzwalacza w masowej wiadomości e-mail

Możesz ustawić akcje wyzwalające, takie jak aktualizacja pola, zadanie uzupełniające lub planowanie połączeń, gdy wiadomości e-mail są otwierane, klikane lub odbijane.

Na przykład możesz ustawić zadanie uzupełniające, takie jak wysyłanie szczegółów produktu, gdy kontakt otworzył lub kliknął wiadomość e-mail. Podobnie możesz ustawić aktualizację pola, jeśli wiadomość e-mail została odesłana.

Poniżej znajduje się kilka kryteriów e-mail, dla których możesz ustawić akcje wyzwalające:

• Wiadomość e-mail jest otwierana lub klikana — za każdym razem, gdy odbiorca otwiera lub klika masową wiadomość e-mail, można ustawić akcję wyzwalającą, taką jak aktualizacja pola, zadanie uzupełniające lub planowanie połączeń.
• E-mail jest odbijany — jeśli masowa wiadomość e-mail została odesłana, możesz ustawić akcję wyzwalającą tylko dla aktualizacji pola.

      

Aby ustawić akcję wyzwalającą

1. W wyskakującym okienku Masowa wiadomość e-mail kliknij Uruchom akcję.
2. Wybierz wyzwalacz z listy rozwijanej.
   • E-mail jest otwarty
   • E-mail został kliknięty
   • E-mail jest odsyłany
3. Wybierz akcję > kliknij Konfiguruj i wykonaj następujące czynności:
   • Aktualizuj pola — wybierz pole, które ma być aktualizowane po otwarciu, kliknięciu lub odesłaniu wiadomości e-mail.
     1. W wyskakującym okienku Aktualizuj pola wybierz pole z listy rozwijanej i wprowadź odpowiednią wartość.
     2. Kliknij Zapisz.
        
   • Dodaj zadanie uzupełniające — wybierz tę opcję, aby dodać zadanie uzupełniające do rekordów dla otwieranych lub klikanych wiadomości e-mail.
     1. W wyskakującym okienku Dodaj zadanie uzupełniające wprowadź szczegóły, takie jak temat, termin, status, priorytet i przypisany.
     2. Kliknij Gotowe.
        
   • Zaplanuj połączenie — wybierz tę opcję, aby zaplanować połączenie po otwarciu lub kliknięciu wiadomości e-mail.
     1. W wyskakującym okienku Zaplanuj połączenie wpisz Temat.
     2. Wybierz Właściciela z listy rozwijanej.
     3. Wybierz godzinę rozpoczęcia połączenia.
     4. Kliknij Gotowe.
        
4. Kliknij Gotowe.
   

Dodaj kolejne wiadomości e-mail do masowych wiadomości e-mail

Wysyłając masowe wiadomości e-mail do odbiorców, możesz również zaplanować e-maile follow-up, które można wysłać po określonym czasie. Załóżmy, że wysyłasz wiadomość powitalną do klientów w dniu 1, możesz dodać e-mail uzupełniający dla klientów, którzy otrzymali lub otworzyli wiadomość powitalną. Możesz wybrać datę wysłania kolejnej wiadomości e-mail lub określić liczbę dni, po których wiadomość uzupełniająca musi zostać wysłana do klientów.

Dodatkowo możesz określić listę klientów, którzy nie powinni otrzymywać kolejnej wiadomości e-mail. Na przykład możesz ustawić kryteria niewysyłania kolejnych wiadomości e-mail do klientów, którzy już kupili produkt. Możesz także dodać akcję wyzwalającą w kolejnej wiadomości e-mail.

Aby dodać uzupełniający e-mail

1. Na stronie podsumowania wiadomości e-mail masowej kliknij opcję Utwórz wiadomość e-mail masową.
2. Przewiń do kolejnych wiadomości e-mail, kliknij Dodaj Follow-up.
   
3. W wyskakującym okienku Follow-up wybierz Kto powinien otrzymać następną wiadomość e-mail?
4. Kliknij Określ kryteria, aby zignorować, jeśli chcesz ograniczyć możliwość otrzymywania wiadomości e-mail przez kilku odbiorców.
   
5. Wybierz szablon wiadomości e-mail.
6. Wprowadź dni lub wybierz datę z kalendarza w sekcji Kiedy należy wysłać e-mail uzupełniający?
7. Kliknij Dodaj.
8. W opcji Działanie uzupełniające kliknij Uruchom działanie i wybierz wyzwalacz z listy rozwijanej.
   

Edytuj, zatrzymaj lub usuń wiadomości e-mail

Na stronie podsumowania Masowej wiadomości e-mail możesz wyświetlić listę zaplanowanych, wysłanych i zatrzymanych wiadomości e-mail. Zatrzymane lub zaplanowane wiadomości e-mail będą wyświetlane w odpowiednich folderach, możesz je edytować. W wiadomościach e-mail możesz wykonać następujące czynności:

• Zaplanowane wiadomości e-mail — tutaj zostaną wyświetlone masowe i uzupełniające wiadomości e-mail, które są zaplanowane do późniejszego dostarczenia. Możesz edytować, zatrzymać lub usunąć te e-maile. Jeśli zdecydujesz się edytować zaplanowaną wiadomość e-mail na 15 minut przed jej dostarczeniem, wiadomość e-mail zostanie przeniesiona na listę zatrzymanych. Usunięcie masowej wiadomości e-mail spowoduje również usunięcie powiązanych e-maili uzupełniających.
  
• Wysłane wiadomości e-mail — wysłane wiadomości e-mail będą wyświetlane tutaj, w razie potrzeby możesz je usunąć. Jeśli masowa wiadomość e-mail została wysłana, a e-mail uzupełniający nie został jeszcze wysłany; e-mail uzupełniający można edytować z wysłanego e-maila. Ponadto z folderu wysłanych wiadomości e-mail możesz wyświetlić statystyki dotyczące wiadomości e-mail, które wyświetlają liczbę wysłanych, odesłanych, dostarczonych, niedostarczonych, otwartych, klikniętych i nieklikniętych.
• Zatrzymane wiadomości e-mail — wiadomości e-mail, które nie zostały wysłane, znajdują się na liście zatrzymanych wiadomości e-mail. Te e-maile można edytować, uruchamiać lub usuwać. Usunięcie zatrzymanej wiadomości e-mail spowoduje również usunięcie wszelkich wiadomości e-mail uzupełniających powiązanych z masową wiadomością e-mail.
  

Wyświetl statystyki poczty e-mail

Statystyki wysłanej wiadomości e-mail można wyświetlić na stronie Podsumowanie wiadomości e-mail. Statystyki pokażą liczbę wiadomości e-mail, które zostały wysłane, otwarte, kliknięte, odrzucone, dostarczone, nieotwarte i nie kliknięte. Ponadto możesz wyświetlić listę odbiorców, klikając każdą z kategorii.

Aby wyświetlić statystyki poczty e-mail

1. Przejdź do strony zbiorczego podsumowania wiadomości e-mail.
2. Kliknij Wysłane wiadomości e-mail i wybierz dowolny e-mail.
3. Wyświetl statystyki poczty e-mail.
   
4. Kliknij dowolną kategorię Otwarte lub odrzucone, aby wyświetlić listę odbiorców.