Kiedy masz setki i tysiące rekordów w swoim CRM, gdy Twoja firma się rozwija, sprawdzenie, czy nie ma duplikatów, staje się bardzo trudnym zadaniem. Zoho CRM pomaga zatrzymać duplikaty, zanim jeszcze zostaną utworzone, za pomocą tego, co nazywamy „unikalnymi polami”.

Gdy oznaczysz pole jako unikalne, CRM przeszuka istniejące rekordy w poszukiwaniu duplikatów na podstawie wartości tego pola. Załóżmy na przykład, że oznaczyłeś adres e-mail jako unikalne pole w module Leady. Gdy spróbujesz utworzyć potencjalnego klienta, którego adres e-mail jest taki sam, jak istniejącego, CRM wygeneruje alert o duplikacji. Oczywiście dwie osoby nie mogą mieć tego samego identyfikatora e-mail. Inne przykłady obejmują numery ubezpieczenia społecznego, numery paszportów, kody produktów i tym podobne. W Zoho CRM możesz oznaczyć pole z dowolnego modułu jako „Unikalne”. Po oznaczeniu jako „Unikalne”, pola te odgrywają istotną rolę w zarządzaniu zduplikowanymi rekordami w Zoho CRM w różnych przypadkach, w tym w ręcznym tworzeniu rekordów, a także rekordach utworzonych za pomocą importu, interfejsów API, konwersji potencjalnych klientów/zamówień sprzedaży/wyceny.

Administrator lub użytkownik z uprawnieniem Dostosuj profil Zoho CRM będzie mógł oznaczyć pole jako unikalne. Gdy pole zostanie oznaczone jako unikalne w module, będziesz mógł zatrzymać tworzenie duplikatów rekordów w tym module poprzez ręczne tworzenie, importowanie, integracje, formularze internetowe i tak dalej.

Pomimo oznaczenia pola jako unikalnego, z biegiem czasu, jeśli okaże się, że na Twoim koncie mogą znajdować się zduplikowane rekordy, możesz użyć narzędzi do usuwania duplikatów CRM, aby je usunąć.

Oznacz pole jako unikalne

Użytkownicy z uprawnieniami Dostosuj Zoho CRM w profilu mogą włączyć tę funkcję. Wszyscy Administratorzy otrzymają powiadomienie e-mail, gdy ta funkcja jest włączona lub wyłączona. Pamiętaj, że musisz włączyć ją osobno dla modułu Leads and Contacts. Po jej włączeniu wszyscy użytkownicy mogą z niej korzystać i zostaną powiadomieni podczas dodawania leada lub kontaktu, którego adres e-mail już istnieje w CRM.

Notatka

• Gdy oznaczysz pole jako unikalne w module Leads, zobaczysz opcję włączenia sprawdzania duplikatów również dla przekonwertowanych leadów.
  Rozważ scenariusz. Pozyskałeś i nawróciłeś leada o imieniu James. Teraz James jest zarejestrowany w module Kontakty. Inny przedstawiciel handlowy w Twoim zespole dodaje ten sam potencjalny klient (James), nie wiedząc, że potencjalny klient został już wykorzystany. W takim przypadku nie ma potrzeby ponownego dodawania Jamesa jako leada – będzie to po prostu zduplikowany wpis.
  W takim przypadku możesz zatrzymać tworzenie tego samego potencjalnego klienta, włączając sprawdzanie duplikatów dla przekonwertowanych potencjalnych klientów. Po włączeniu tej opcji, za każdym razem, gdy w Leads zostanie dodany zduplikowany wpis, CRM sprawdzi istniejące i przekonwertowane leady pod kątem dopasowań.
  
  Aby włączyć sprawdzanie duplikatów dla skonwertowanych namiarów, kliknij łącze Zmień preferencje, które pojawia się po oznaczeniu pola jako unikalnego. W wyskakującym okienku Preferencje sprawdzania duplikatów zaznacz pole wyboru Sprawdź również duplikaty w konwertowanych potencjalnych klientach i kliknij Zapisz. Zawsze możesz zmienić to ustawienie później. 
  Możesz także włączyć sprawdzanie duplikatów w Ustawienia > Dostosowanie > Moduły i pola > Potencjalni klienci. Kliknij ikonę Więcej na Potencjalni klienci > Zduplikowane preferencje sprawdzania. 
  
• Po wprowadzeniu zduplikowanego rekordu w module Leads zostanie wygenerowany komunikat ostrzegawczy informujący o istniejącym rekordzie. Po najechaniu na ikonę Wyświetl potencjalnego klienta można wyświetlić nazwę rekordu i właściciela. Możesz wyświetlić szczegóły rekordów, klikając ikonę Wyświetl potencjalnego klienta. Opcja Wyświetl potencjalnego klienta będzie dostępna tylko w przypadku jednego zduplikowanego rekordu. 
  
  
• Jeśli zostanie znalezionych wiele rekordów z tym samym adresem e-mail, zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy z prośbą o scalenie potencjalnych klientów. Ta opcja pozwoli Ci znaleźć i scalić zduplikowane rekordy.
  
  

Stosowanie

Istnieją różne sposoby dodawania rekordu w Zoho CRM. Możesz wypełnić formularz kontaktowy, sklonować rekord, skorzystać z formularzy internetowych, importować rekordy, korzystać z API i korzystać z wielu innych sposobów dodawania rekordów. Poniżej znajdziesz różne scenariusze, w których przeprowadzana jest kontrola duplikacji wiadomości e-mail.

• Twórz i edytuj rekordy — Otrzymasz powiadomienie i nie będziesz mógł zapisać rekordu, jeśli adres e-mail już istnieje w innym rekordzie.
   
• Pokrewne listy — sprawdzenie duplikacji adresów e-mail zostanie również wykonane podczas tworzenia kontaktów na powiązanych listach.
   
• Wyskakujące okienko wyszukiwania — podczas tworzenia potencjalnych klientów/kontaktów z wyskakującego okienka pola wyszukiwania zostanie wykonane sprawdzenie duplikacji adresu e-mail.
   
• Formularz internetowy — tylko rekordy pobrane z formularzy web-to-lead/kontaktowych będą podlegać kontroli duplikacji wiadomości e-mail. W przypadku znalezienia duplikatu zostanie on automatycznie wysłany do zatwierdzenia, nawet jeśli opcja Zatwierdzanie potencjalnego klienta/kontaktu jest wyłączona. Dopiero po przejrzeniu i zatwierdzeniu rekordów zostanie on dodany do modułu.
   
• Klonuj — po sklonowaniu rekordu na stronie Klonuj potencjalnego klienta/kontakt wartość adresu e-mail zostanie automatycznie usunięta. Możesz dodać inny adres e-mail i zapisać rekord.
   
• Importuj — po włączeniu sprawdzania duplikacji adresu e-mail opcja Klonuj zostanie wyłączona. Będziesz mógł wybrać opcję Pomiń lub Zastąp jako element akcji dla zduplikowanych wpisów. Po wybraniu opcji zastąpienia nie można zmapować identyfikatora potencjalnego klienta/kontaktu.
   
• Aplikacja mobilna - Podczas dodawania rekordu za pomocą aplikacji mobilnej Zoho CRM zostanie przeprowadzone sprawdzenie duplikatów i nie będzie można tworzyć duplikatów potencjalnych klientów lub kontaktów.
   
• Dla metod API
   
  - Poniżej przedstawiono scenariusze, w których włączone jest sprawdzanie duplikacji adresu e-mail:
   
  • • Metoda insertRecord API - Używając tej metody API, jeśli dodasz rekord z adresem e-mail, który już istnieje na koncie CRM, otrzymasz wiadomość z powiadomieniem: <message>Rekord(y) już istnieje </message>. Rekord nie zostanie dodany.
       
    • updateRecord API Method — przy użyciu tej metody API, jeśli zaktualizujesz pole E-mail w rekordzie, zostanie wykonane sprawdzenie duplikacji adresu e-mail. Jeśli podobny adres e-mail już istnieje na koncie CRM, rekord nie zostanie zaktualizowany. Podczas aktualizowania wielu rekordów zostanie pominięty.
       
    • Metoda convertLead API - przy użyciu tej metody API, jeśli dokonasz konwersji leada, zostanie wykonane sprawdzenie duplikacji adresu e-mail. Jeśli podobny adres e-mail już istnieje na koncie CRM, rekord nie zostanie przekonwertowany.

Notatka

• Gdy pole zostało oznaczone jako unikatowe, nie można go usunąć z układu modułu. Ponadto nie można usunąć sekcji zawierającej unikatowe pole.
• Jeśli pole E-mail zdefiniowany przez Zoho jest ukryte, ta funkcja nie będzie dostępna.

Ograniczenia

Sprawdzenie duplikacji adresu e-mail nie zostanie wykonane w następujących sytuacjach:

• Aktualizacja lub dodawanie rekordów za pomocą widoku arkusza Zoho.
• Podczas migracji danych.
• Przywracanie rekordów z Kosza.
• Synchronizacja kontaktów za pomocą wtyczki Zoho CRM do programu Microsoft Outlook, funkcji Google Contacts Sync.