Kiedy pracujesz ze znaczną ilością danych, utrzymywanie bazy danych wolnej od duplikatów staje się dość trudne. Wraz ze wzrostem możliwości tworzenia rekordów w CRM wzrastają również szanse na zduplikowanie wpisów. Na przykład ten sam lead może zostać utworzony zarówno poprzez import, jak i przez API. Aby pomóc Ci zarządzać czystym zestawem danych, Zoho CRM oferuje zarówno rozwiązania proaktywne, jak i reaktywne.

• Aresztuj duplikaty, zanim będą mogły zostać utworzone
  Zaznaczając określone pole jako „unikalne pole”, możesz zatrzymać tworzenie duplikatu rekordu. Jest to proaktywny sposób na utrzymanie czystej bazy danych. Na przykład, jeśli oznaczyłeś pole numeru telefonu jako unikalne pole w module Leady, CRM ostrzeże Cię, jeśli utworzysz drugiego leada z tym samym numerem telefonu co istniejący lead.
• Scal zduplikowane rekordy
  Pomimo tworzenia unikalnych pól i podwójnego sprawdzania danych, jeśli nadal uważasz, że w Twoim CRM mogą znajdować się zduplikowane rekordy, możesz użyć narzędzi do usuwania duplikatów Zoho CRM, aby je scalić. Są to:
  • Znajdź i połącz zduplikowane rekordy
  • Deduplikuj rekordy (automatyczne scalanie duplikatów)
    • Rozwiązywanie konfliktów w deduplikacji

Znajdź i połącz zduplikowane rekordy

Jeśli chcesz scalić zduplikowane wpisy określonych rekordów, Znajdź i scal duplikaty jest idealnym narzędziem dla Ciebie. Wystarczy przejść do strony szczegółów konkretnego rekordu i wdrożyć to narzędzie, aby pobrać jego duplikaty.

Narzędzie Znajdź i scal duplikaty umożliwia również wprowadzenie dalszych kryteriów wyszukiwania duplikatów. W każdym module istnieje sześć pól, w których można określić kryteria. Po znalezieniu duplikatów możesz je ręcznie scalić.

To narzędzie jest dostępne tylko w modułach Leady, Konta, Kontakty i Dostawcy i możesz połączyć maksymalnie trzy rekordy na raz.

Dostępność

Wymagane pozwolenie

Użytkownicy z uprawnieniem Znajdź i scal [Moduł] w swoim profilu mogą uzyskać dostęp do tej funkcji.

Aby znaleźć i scalić zduplikowane rekordy

1. Kliknij kartę Potencjalni klienci, Konta, Kontakty lub Dostawcy.
2. Na stronie głównej [Moduł] kliknij wymagany rekord.
   (Moduł odnosi się do zakładek.)
3. Na stronie [Moduł] Szczegóły kliknij ikonę Więcej > Znajdź i scal duplikaty.
   Dostępne tylko w modułach Leady, Konta, Kontakty i Dostawcy
4. Na stronie Znajdź i scal duplikat dla [rekordy] wykonaj następujące czynności:
   • W sekcji Kryteria wyszukiwania wyświetlane są pasujące kryteria.
   • W razie potrzeby określ dodatkowe kryteria, a następnie kliknij Wyszukaj.
   • 
   • W sekcji Pasujące rekordy wybierz co najmniej dwa rekordy do scalenia.
   • Kliknij Następny.
   • 
5. Na stronie Scal [rekordy] wybierz rekord, który chcesz zachować jako rekord główny.
   Możesz kliknąć WYBIERZ WSZYSTKIE, jeśli chcesz przyjąć wszystkie wartości rekordu głównego jako ostateczne i scalić duplikaty.
   
   Jeśli nie, kliknij przyciski opcji obok odpowiednich pól innych rekordów, aby poinstruować CRM, które wartości pól należy uznać za „ostateczne”, aby scalić duplikaty.
   Wybrane w ten sposób wartości pojawiają się w kolumnie MASTER RECORD. Jednocześnie możesz połączyć maksymalnie trzy rekordy.
6. Kliknij Scal.
   

Notatka

• Rekordy połączone z rekordem głównym zostaną trwale usunięte i działania nie można cofnąć.
• Załączniki i czynności zostaną również przeniesione do rejestru podstawowego.
• Znajdowanie i scalanie umożliwia scalanie zduplikowanych rekordów w jeden rekord i usuwanie duplikatów. Potraktuj rekord zachowany jako rekord główny, a rekord usunięty jako rekord zduplikowany. Akcje automatyzacji, które są wyzwalane po Edytuj, zostaną wykonane po zaktualizowaniu rekordu głównego, a akcje automatyzacji wyzwolone po usunięciu zostaną wykonane po usunięciu zduplikowanego rekordu. Na przykład, jeśli masz regułę przepływu pracy, która wysyła alert e-mail po usunięciu rekordu, ta reguła przepływu pracy zostanie wyzwolona po usunięciu zduplikowanego rekordu. Ma to zastosowanie tylko do reguł Workflow, Blueprint, CommandCenter, procesu zatwierdzania i reguł punktacji i nie ma zastosowania do procesu recenzji.
• Przepływ harmonogramu: Jeśli wyszukiwanie scalenia jest wykonywane na rekordach, które mają więcej niż 1000 rekordów na powiązanych listach, akcja scalania zostanie wykonana w harmonogramie. Rekordy pozostaną zablokowane do czasu zakończenia akcji, aby uniemożliwić użytkownikom edycję rekordów. Otrzymasz powiadomienie, gdy scalanie zostanie zakończone.
• 
  
• Wyzwalacze edycji lub usuwania nie działają, gdy rekordy są automatycznie scalane. Te wyzwalacze będą działać, jeśli rekordy zostaną scalone ręcznie.