Rejestrowanie połączeń

Rejestrowanie połączeń

  1. Moduł Aktywności podzielony jest na moduły Zadania, Połączenia i Spotkania. Ta zmiana będzie dotyczyć użytkowników, którzy zarejestrowali się po 6 września 2021 r.
  2. Obecni użytkownicy będą mieli zarówno moduł Aktywności, jak i poszczególne moduły Zadania, Połączenia i Spotkania, aby ułatwić przejście.
  3. Moduł Aktywności zostanie wycofany dla istniejących użytkowników po zapewnieniu im wystarczającej ilości czasu na przejście i dostępne będą tylko moduły Zadania, Połączenia i Spotkania.
Istotną częścią codziennych czynności przedstawiciela jest wykonywanie i odbieranie połączeń. Muszą śledzić połączenia wykonywane do klientów, planować połączenia zgodnie z dostępnością klienta, utrzymywać szczegóły rozmów w swojej bazie danych i prowadzić rejestr nieodebranych połączeń, aby móc kontynuować. Ważne jest, aby rejestrować wszystkie te informacje w zorganizowany sposób, niezależnie od tego, jak bardzo mogą być zajęci.
Moduł Połączenia stanowi idealną platformę do przechowywania i śledzenia każdego szczegółu związanego z połączeniem. Przedstawiciele handlowi mogą wprowadzać szczegóły połączeń, takie jak czas trwania, data i godzina połączeń oraz notatki dotyczące treści połączeń. Te dane mogą służyć do oceny czasu spędzonego na każdym połączeniu lub średniego czasu trwania połączenia i nie tylko. Szczegóły mogą być pomocne w generowaniu raportów dotyczących szczegółów rozliczeniowych, statusu połączeń oraz liczby połączeń wykonywanych w ciągu dnia.
Dostępność
Wymagane pozwolenie
Dostęp do połączeń, które obejmują uprawnienia do wyświetlania, tworzenia, edytowania i usuwania.

Utwórz połączenie

Funkcja Utwórz połączenie pomaga rejestrować połączenia przychodzące (otrzymywane od potencjalnych klientów i klientów) i wychodzące (nawiązywane do potencjalnych klientów i klientów) ze szczegółami, takimi jak czas trwania połączenia, data i godzina połączeń, notatki itp. Możesz:
  1. Umów się na rozmowę
  2. Zarejestruj połączenie
  3. Zadzwoń teraz

Prowadząc rejestr połączeń w CRM możesz:

Monitoruj średni czas spędzony przez przedstawiciela na telefon: Kierownicy działu obsługi klienta mogą rejestrować rozmowy i monitorować czas spędzony na każdej rozmowie oraz śledzić średni czas, jaki przedstawiciel spędza na rozmowach w skali miesiąca.
Śledź rozmowy wykonane przez zespół przedsprzedażowy: Na podstawie zapisów rozmów menedżerowie mogą śledzić liczbę potencjalnych klientów zaangażowanych przez zespół przedsprzedażowy.

Generuj raporty i szczegóły rozliczeń: Szczegóły połączeń mogą być dalej wykorzystywane do generowania raportów dotyczących szczegółów rozliczeń, średniego czasu spędzonego na połączeniach, liczby połączeń dziennie itp.

Utwórz bieżące połączenie

Aby utworzyć połączenie
  1. W module Połączenia kliknij Utwórz połączenie > wybierz Zadzwoń teraz.
  2. W wyskakującym oknie Rejestruj połączenie wykonaj następujące czynności:
    Na stronie Utwórz połączenie nie można dodawać pól niestandardowych. Możesz jednak dostosować istniejące pola, korzystając z dostosowywania układu strony.
    • Określ kontakt/nazwisko prowadzącego, od którego przyszło połączenie lub do kogo połączenie jest wykonywane.
    • Z listy rozwijanej wybierz, do kogo dotyczy połączenie (np. konto, wycena, zamówienie itp.)
    • Wybierz cel połączenia z listy rozwijanej.
    • Wejdź do planu połączenia.

    • Kliknij Zadzwoń.
      Licznik połączeń wskazuje czas trwania bieżącego połączenia.
      Zostaniesz przeniesiony do interfejsu, z którego wykonywane jest połączenie. W razie potrzeby możesz wstrzymać połączenie.

      Dodaj opis połączenia w dolnej części okna połączenia. Możesz to zobaczyć w polu Opis połączenia po jego zapisaniu.
    • Kliknij Zakończ połączenie po zakończeniu połączenia.
    • Możesz dołączyć spotkanie uzupełniające, połączenie lub zadanie, jeśli jest to wymagane do połączenia. Będzie to powiązane z kontaktem.
  3. Kliknij Zapisz, aby zapisać bieżące połączenie.
Notatka
  1. Pole Powiązane z będzie dostępne tylko wtedy, gdy dzwonisz do kontaktu.
  2. Użytkownik rejestrujący połączenie jest właścicielem połączenia i nie można zmienić właściciela połączenia.
  3. Szczegóły połączenia będą dostępne w zakładce Połączenia.

Zarejestruj połączenie

Aby zarejestrować połączenie
  1. W module Połączenia kliknij Utwórz połączenie > wybierz Rejestruj połączenie.
  2. W wyskakującym oknie Utwórz połączenie wykonaj następujące czynności:
    • Określ kontakt/nazwisko prowadzącego, od którego przyszło połączenie lub do kogo połączenie jest wykonywane.
    • Wprowadź temat połączenia.
    • Wybierz cel połączenia z listy rozwijanej Cel połączenia.
    • W przypadku połączenia od/do kontaktu, w razie potrzeby wybierz związany z rekordem.
    • Wybierz typ połączenia jako przychodzące lub wychodzące.
    • W sekcji Szczegóły połączenia kliknij Zakończone połączenie.
      Domyślnie wybrane jest bieżące połączenie.
    • Wprowadź czas trwania połączenia w minutach i sekundach.

    • Określ opis i wynik połączenia.
  3. Kliknij Zapisz.
    Połączenie jest zapisywane w module Połączenia.
    Zaproszenie zostanie również wyświetlone na Liście powiązanych działań zamkniętych na stronie Szczegóły odpowiedniego potencjalnego klienta/kontaktu.

Notatka
  1. Pole Powiązane z będzie dostępne tylko wtedy, gdy dzwonisz do kontaktu.
  2. Szczegóły połączenia będą dostępne w zakładce Połączenia.
  3. Po oznaczeniu połączenia jako zakończonego nie będzie można edytować wpisu rekordu.

Umów się na rozmowę

Zaplanuj rozmowy w Zoho CRM, które mogą być później odebrane przez użytkowników. Każde zaplanowane połączenie ma trzy opcje na stronie szczegółów.

  • Oznacz jako zakończone — zgłoszenia, które oznaczysz jako zakończone, zostaną przeniesione na listę powiązanych działań zamkniętych w skojarzonym rekordzie.
  • Przełóż rozmowę — w sytuacjach, gdy nie możesz dotrzymać zaplanowanej rozmowy, możesz przełożyć ją na później.
  • Anuluj połączenie — w razie potrzeby możesz również anulować połączenie.

Te opcje są dostępne na stronie szczegółów połączenia, widokach list, powiązanych listach, przypomnieniach i kalendarzu.

Aby zaplanować rozmowę

  1. W module Połączenia kliknij Utwórz połączenie > wybierz Zaplanuj połączenie.
  2. W wyskakującym oknie Utwórz połączenie wykonaj następujące czynności:
    • Określ kontakt/nazwisko prowadzącego, od którego przyszło połączenie lub do kogo połączenie jest wykonywane.
    • Określ temat połączenia.
    • Wybierz cel połączenia z listy rozwijanej.
    • W przypadku połączenia od/do kontaktu, w razie potrzeby wybierz pokrewny z rekordem.
    • Typ połączenia jest domyślnie wybrany jako Wychodzące.
    • W sekcji Szczegóły połączenia kliknij opcję Zaplanuj połączenie.
      Po wybraniu opcji Zaplanuj połączenie będziesz mieć możliwość przypisania połączenia do użytkownika.
    • Wybierz właściciela połączenia z wyszukiwania.

    • Określ Opis i wynik połączenia.
    • Wybierz opcję Przypomnienie z listy rozwijanej.
  3. Kliknij Zapisz.

Powiąż połączenia z rekordami CRM

Aby powiązać połączenia z rekordami CRM

  1. Kliknij kartę Potencjalni klienci lub Kontakty.
  2. Wybierz rekord, dla którego chcesz zarejestrować połączenie.
  3. Na stronie [Record] Details wyświetlane są istniejące szczegóły połączenia, jeśli takie istnieją.
    • Kliknij łącza Temat, Typ działania, Status, Termin lub Nazwa właściciela, aby posortować kolejność wyświetlania rekordów.
    • Kliknij łącze Edytuj lub Usuń, aby odpowiednio zmodyfikować lub usunąć szczegóły połączenia.
  4. Kliknij łącze Rejestruj połączenie.
  5. Na stronie Rejestrowanie połączeń wprowadź szczegóły dotyczące połączenia.
  6. Kliknij Zapisz lub kliknij Zapisz i utwórz zadanie uzupełniające, aby zapisać i utworzyć zadanie uzupełniające.

Standardowe pola w module Połączeń

Na stronie Rejestrowanie połączeń musisz podać informacje dotyczące połączenia. Poniższa tabela zawiera opis różnych pól na stronie.
Nazwa polaOpisTyp danych
TematWprowadź temat rozmowy.Pole tekstowe
Typ połączenia

  • Wybierz opcję Przychodzące dla połączeń przychodzących w Twojej organizacji.
  • Wybierz opcję Wychodzące dla połączeń wychodzących w Twojej organizacji.
Wybierz opcję
Związany zWybierz typ rekordu, z którym powiązane jest połączenie, a następnie wybierz rekord.Lista rozwijana
Zadzwoń z/doOkreśl, do kogo nawiązywane jest połączenie lub od kogo jest odbierane.Wybierz opcję
Cel połączeniaWybierz cel połączenia z listy rozwijanej.Lista wyboru
Wynik połączeniaOkreśl wynik połączeniaPole tekstowe
Szczegóły czasu
  • Kliknij opcję Bieżące połączenie, jeśli połączenie jest w toku.
  • Kliknij Zakończone połączenie, jeśli połączenie zostało zakończone
Wybierz opcję
Czas rozpoczęcia połączeniaAutomatycznie wyświetla aktualną datę i godzinę.Data i godzina
Długość rozmowy
  • Wyświetla czas trwania bieżących połączeń.
  • W przypadku połączeń zakończonych określ czas trwania połączenia.
Numeryczne
OpisPodaj opis połączenia.Pole tekstowe

Notatka
  1. Na stronie Rejestrowanie połączeń nie można dodawać pól niestandardowych. Możesz jednak dostosować istniejące pola, korzystając z dostosowywania układu strony.
  2. Nie można oznaczyć pól Czas trwania połączenia i Godzina rozpoczęcia połączenia jako nieobowiązkowe.

Dostosowywanie układu połączeń

Układ jest podzielony na cztery sekcje, z których każda ma domyślne pola, aby umożliwić przedstawicielom handlowym przechwytywanie informacji o rozmowie:

  • Informacje o połączeniu
  • Cel połączenia wychodzącego
  • Wynik połączenia wychodzącego
  • Powód połączenia przychodzącego

Możesz dostosować układ, dodając pola niestandardowe do wszystkich sekcji z wyjątkiem informacji o połączeniu. Łączna liczba każdego typu pól niestandardowych, które możesz dodać, jest następująca:

  • Pola tekstowe: 40
    (Zawiera jedną linię, listę wyboru, listę wielokrotnego wyboru i wiele linii)
    Maksymalny limit dla wielu linii, listy wyboru i listy wyboru wielokrotnego wyboru: po 10 sztuk.
  • Pola liczbowe: 10
  • Pola dziesiętne i procentowe: 20
  • Pola daty: 10
  • Pola daty/czasu: 10

Aby dodać pola niestandardowe

  1. Przejdź do Konfiguracja > Moduły i pola > Połączenia.
  2. Kliknij układ standardowy.
    Ewentualnie najedź kursorem na układ standardowy i kliknij Więcej, a następnie Edytuj układ, aby dodać pola do układu standardowego.
  3. Przeciągnij i upuść wymagane typy pól z zasobnika Nowe pola po lewej stronie.

  4. Wpisz nazwę pola.
  5. Kliknij Zapisz.

    • Related Articles

    • Ustawienia aplikacji Zoho CRM na Androida

      Zmień motyw Aby zmienić motyw kolorystyczny W aplikacji Zoho CRM przejdź do Ustawień. Na stronie Ustawienia w obszarze Motywy wybierz żądany motyw kolorystyczny. Wybrany motyw jest stosowany w całej aplikacji. Wybierz czcionki W aplikacji Zoho CRM ...

    • Zarządzanie kalendarzem w Zoho CRM

      Planowanie i harmonogramowanie jest ważne, jeśli chodzi o spotkania biznesowe. Dobrze przemyślany plan ma duży wpływ na przynoszenie pozytywnych rezultatów, podczas gdy odpowiednio zaplanowane spotkanie może uzupełnić Twoje planowanie. Firmy ...

    • RingCentral

      Skonfiguruj integrację RingCentral RingCentral to system komunikacji oparty na chmurze, który jest stworzony dla biznesu. Jest prosty w konfiguracji i obsłudze. Dzwoń, smsuj, faksuj, wykonuj połączenia konferencyjne, organizuj spotkania online itp. w ...

    • Zarządzaj danymi CRM za pomocą modułów i układów

      Zorganizuj swoje dane CRM za pomocą modułów i układów w Zoho CRM ​

    • Aplikacja mobilna - rejestracja połączeń.

      Aplikacja mobilna, aby rejestrowała prawidłowo połączenia przychodzące i wychodzące należy skonfigurować odpowiednio aplikację. Połączenie wychodzące jest rejestrowane tylko jeśli jest wykonywane z aplikacji CRM. Ustawienia aplikacji w celach ...