Przekazywanie e-maili wsparcia do Zoho Desk

Przekazywanie e-maili wsparcia do Zoho Desk

Twórz zgłoszenia pomocy technicznej w Zoho Desk, przekazując wiadomości e-mail otrzymane na Twój zewnętrzny adres e-mail. Musisz skonfigurować regułę przekierowania (w swoim kliencie poczty e-mail), aby przekierować wiadomości e-mail otrzymane w kliencie poczty na równoważny adres e-mail w Zoho Desk. Spójrz na poniższą ilustrację:

Wsparcie Adres e-mailOdpowiednik aliasu desk Zoho
support@mycompany.com
support@mycompany.zohodesk.com
sales@mycompany.com
sales@mycompany.zohodesk.com
escalation@mycompany.com
escalation@mycompany.zohodesk.com
billing@mycompany.com
billing@mycompany.zohodesk.com

Gdy Twoi klienci wyślą wiadomość e-mail na adres support@mycompany.com, zostanie ona przekazana na odpowiedni adres e-mail wsparcia w Zoho Desk. czyli support@mycompany.zohodesk.com.

Konfigurowanie reguły przekierowania
Kroki konfigurowania reguły przekierowania różnią się w zależności od klienta poczty e-mail. Przyjrzyjmy się krokom związanym z kilkoma dostawcami poczty e-mail poniżej:

Poczta Zoho
Możesz skonfigurować Zoho Mail, aby automatycznie przekazywał wiadomości e-mail do twojego help desku, gdy i kiedy zostaną odebrane. Czyniąc to, możesz zachować kopię wiadomości e-mail w swojej skrzynce pocztowej Zoho Mail.

Aby przekazywać wiadomości e-mail z Zoho Mail:
  1. Zaloguj się do konta Zoho Mail przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Kliknij ikonę Ustawienia (  ) w prawym górnym rogu.
  3. Kliknij opcję Przekazywanie wiadomości e-mail w obszarze Konta pocztowe na stronie Ustawienia.
  4. Wprowadź adres e-mail wsparcia Zoho Desk i naciśnij Enter. (np. support@mycompany.zohodesk.com).
  5. Zoho Mail wyśle e-mail weryfikacyjny na Twój adres e-mail wsparcia.
    Możesz znaleźć tę wiadomość e-mail utworzoną jako zgłoszenie w widoku [Otwarte zgłoszenia] w Zoho Desk. 
  6. Otwórz bilet, aby zakończyć proces weryfikacji. 
To jest to! Możesz wysłać wiadomość e-mail do swojej skrzynki pocztowej Zoho Mail, aby zobaczyć, jak są przekazywane do Zoho Desk.


Outlook połączony z serwerem Exchange



Musisz skonfigurować regułę przekierowania, aby przekazywać wiadomości e-mail z pomocą techniczną do Zoho Desk, gdy korzystasz z programu Outlook połączonego z serwerem Exchange. Jeśli korzystasz z programu Outlook 2007, wykonaj czynności wymienione tutaj. 

Możesz też wykonać poniższe czynności, aby przekazywać wiadomości e-mail do kontaktu obsługującego pocztę:
  1. Utwórz kontakt w usłudze Active Directory (Microsoft Directory Server) o nazwie Zoho Desk Support z adresem e-mail support@mydomain.zohodesk.com. (gdzie mojadomena odnosi się do Twojej domeny)
  2. Aktywuj przekazywanie poczty na adres support@mycompany.com we właściwościach użytkownika w Active Directory.
Aby uzyskać więcej informacji na temat przekazywania wiadomości e-mail do kontaktu obsługującego pocztę, kliknij tutaj.

Inny sposób aby skonfigurować przekazywanie, należy utworzyć kontakt, ale bez tworzenia skrzynki pocztowej Exchange lub konfigurowania klienta Outlook do przekazywania.
Aby przekazywać wiadomości e-mail z Active Directory:
  1. Utwórz kontakt w usłudze Active Directory (Microsoft Directory Server) o nazwie Zoho Desk Support z adresem e-mail support@mydomain.zohodesk.com.
  2. Utwórz nową globalną grupę dystrybucyjną za pomocą jednego ze swoich lokalnych adresów e-mail, powiedz helpdesk@mydomain.com.
  3. Nawiąż kontakt z Działem Obsługi Klienta Zoho z członkiem nowej Globalnej Grupy Dystrybucyjnej.
E-maile wysłane na adres helpdesk@mojadomena.com będą teraz przekazywane na adres support@mojadomena.zohodesk.com

Hostowana wymiana usługi Office 365
Możesz przekazywać wiadomości e-mail do Zoho Desk, jeśli korzystasz z wymiany hostowanej w usłudze Office 365 dla swojej firmy.



Aby skonfigurować przekazywanie w Office 365:
  1. Zaloguj się do konta Microsoft Office 365 przy użyciu poświadczeń administratora.
  2. Utwórz skrzynkę pocztową pomocy technicznej dla usługi Office 365. Jeśli już ją utworzyłeś, możesz zignorować ten krok.
  3. Przejdź do Opcje >> Zobacz wszystkie opcje w prawym górnym rogu.
  4. Na następnym ekranie kliknij Zarządzaj sobą i wybierz Moja organizacja.
  5. W widoku Zarządzaj moją organizacją kliknij Kontakty zewnętrzne.
    Ten kontakt będzie przekazywał e-maile z Twojej organizacji do Zoho Desk.
  6. Podaj zewnętrzny adres e-mail jako support@mycompany.zohodesk.com i kliknij Zapisz.
  7. Kliknij menu Zarządzaj i wybierz Inny użytkownik, aby utworzyć nową regułę dla wiadomości e-mail przychodzących do Twojej skrzynki pocztowej.
  8. W wyskakującym okienku kliknij dwukrotnie skrzynkę pomocy technicznej.
  9. W następnym oknie wybierz Organizuj pocztę e-mail z opcji po lewej stronie.
  10. Na karcie Reguły skrzynki odbiorczej kliknij Nowa, aby utworzyć nową regułę.
  11. Wybierz [Zastosuj do wszystkich wiadomości].
  12. W obszarze Wykonaj następujące czynności wybierz [Przekieruj wiadomość do].
  13. W widoku Książka adresowa wybierz adres e-mail, na który chcesz przekazywać wiadomości e-mail. (np. support@mycompany.zohodesk.com).
  14. Kliknij OK, aby zapisać ustawienia.
  15. Na stronie Nowa reguła skrzynki odbiorczej wprowadź nazwę reguły.
  16. Kliknij Zapisz, a następnie kliknij Tak, aby zastosować regułę do wszystkich przyszłych wiadomości.
To jest to! Możesz wysłać wiadomość e-mail na swoją skrzynkę pomocy technicznej, aby zobaczyć, jak są przekazywane do Zoho Desk.

Poczta Google znana również jako Gmail
Otrzymuj e-maile pomocy technicznej w Gmailu i automatycznie przesyłaj je na swoje konto Zoho Desk. Musisz skonfigurować regułę przekierowania w sekcji Ustawienia konsoli Google Mail. 




Aby przekazywać wiadomości e-mail do Zoho Desk za pomocą Gmaila:
  1. Zaloguj się na konto Gmail, z którego chcesz przekazać dalej.
  2. Kliknij ikonę koła zębatego (  ) w prawym górnym rogu i wybierz Ustawienia.
  3. Kliknij kartę Przekazywanie i POP/IMAP.
  4. W sekcji Przekazywanie wybierz Dodaj adres przekazywania.
  5. Wprowadź adres e-mail pomocy technicznej Zoho Desk. (np. support@mycompany.zohodesk.com).
  6. W wyskakującym oknie potwierdzenia kliknij Kontynuuj.
    Gmail wyśle e-mail weryfikacyjny na Twój adres e-mail pomocy technicznej.
  7. Zaloguj się do swojego konta Zoho Desk i kliknij widok Otwórz zgłoszenia.
    Powinieneś zobaczyć zgłoszenie z potwierdzeniem przekierowania Gmaila w wierszu tematu.
  8. Otwórz bilet i skopiuj kod potwierdzający.
  9. Wróć do swojego konta Gmail i wklej kod w nowym polu w sekcji Przekazywanie:
  10. Kliknij Zweryfikuj.
  11. Kliknij nową opcję i sprawdź, czy wybrano opcję Przekaż kopię przychodzącej poczty.
  12. Kliknij Zapisz zmiany.

Grupa e-mail G Suite
Jeśli jesteś klientem G Suite dla Firm, możesz skonfigurować routing poczty e-mail w swojej domenie. Wykonaj poniższe czynności, aby skonfigurować routing poczty.
  1. Zaloguj się do konsoli administracyjnej Google.
  2. Kliknij Aplikacje, a następnie kliknij G Suite >> Gmail.
  3. Kliknij Trasa domyślna, aby dodać nową trasę.
  4. Kliknij Dodaj ustawienie.
  5. Z listy rozwijanej określ Pojedynczy odbiorca i wprowadź adres e-mail pomocy technicznej (tj. support@mycompany.com).
  6. W sekcji [Jeżeli adresat w danych koperty jest zgodny z powyższym] wybierz z listy rozwijanej opcję Modyfikuj wiadomość.
  7. Zaznacz opcję Dodaj niestandardowe nagłówki.
  8. Kliknij Dodaj i wprowadź niestandardowy nagłówek dla X-Orig-To (np. support@mycompany.com).
    W ten sposób Twoi agenci mogą wiedzieć, że e-mail został przekierowany. 
  9. Zaznacz opcję Zmień odbiorcę w kopercie.
  10. Wprowadź adres e-mail Zoho Desk w polu Zastąp odbiorcę (np. support@mycompany.zohodesk.com).
  11. W sekcji [Opcje] wybierz Wykonaj tę czynność na nierozpoznanych i rozpoznanych adresach.
  12. Kliknij Zapisz.
Możesz powtórzyć powyższe kroki, aby dodać inne adresy e-mail.

Yahoo! Mail
Jeśli korzystasz z Yahoo! Poczta, wykonaj opisane tutaj kroki, aby przekazać otrzymane wiadomości e-mail. Po skonfigurowaniu przekazywania otrzymasz e-mail weryfikacyjny na adres e-mail pomocy skonfigurowany w Yahoo! Poczta. Możesz znaleźć tę wiadomość e-mail utworzoną jako zgłoszenie w widoku [Otwarte zgłoszenia] w Zoho Desk. Otwórz zgłoszenie, aby zakończyć proces weryfikacji w Yahoo! Poczta.

Notatka:
  • Musisz mieć subskrypcję Yahoo! Mail Plus, aby skonfigurować przekazywanie wiadomości e-mail do Zoho Desk.