Kreator migracji danych w Zoho CRM zapewnia dokładną migrację danych i pomaga ograniczyć znaczną część ręcznej pracy. Automatycznie mapuje importowane pliki do modułów CRM i importuje kolumny plików do pól Zoho CRM. W przypadku modułów, które nie są jeszcze dostępne, Zoho CRM tworzy je i mapuje do nich odpowiednie pliki. Daje jasne wskazanie liczby plików, które są zmapowane, niemapowane i które nie są obsługiwane.

Migracja do Zoho CRM może być łatwym doświadczeniem, ale jeśli utkniesz na którymś z kroków, skontaktuj się z nami pod adresem migration@zohocrm.com . Jeśli chcesz, abyśmy przeprowadzili migrację, wypełnij formularz http://www.zoho.com/crm/zwitch.html, a jeden z naszych przedstawicieli wkrótce się z Tobą skontaktuje.  

Opcje migracji

Istnieje kilka opcji migracji. Zoho CRM zapewnia niestandardową konfigurację do migracji z Salesforce, innych kont Zoho CRM, Zoho ContactManager, Pipedrive, Highrise, Insightly, MS Dynamics, Maximizer lub dowolnego innego CRM.

Możesz migrować z Pipedrive, Highrise, Hubspot i Insightly za pośrednictwem interfejsu API. Aby rozpocząć, potrzebujesz tylko adresu URL instancji. Z drugiej strony Zoho ContactManager jest dość prosty, ponieważ nie wymaga żadnej konfiguracji, a dane są migrowane jednym kliknięciem.

Przed migracją

Zalecamy zapoznanie się z poniższymi wskazówkami, aby zapoznać się z omówieniem procesu migracji.

• Pliki powinny być w formacie CSV.
• Rozmiar pliku może wynosić maksymalnie 8 GB. Liczba plików, które można jednocześnie migrować, jest ograniczona do 200.
• Możesz przesłać plik ZIP, który powinien mieć następującą strukturę: Po otwarciu pliku .ZIP powinien on zawierać tylko pliki CSV. Jeśli w systemie plików .ZIP znajdują się jakieś foldery, zgłosi błąd podczas wstawiania pliku.
• Większość modułów Standard zostanie automatycznie powiązana z systemem na podstawie nazw plików w Zoho CRM. Jeśli masz jakieś niestandardowe moduły, będziesz mieć dwie opcje tworzenia niestandardowych modułów podczas lub przed migracją.
• Plik zostanie przeniesiony do sekcji niemapowanej, poprosi o sugestie kliknij ok>> niestandardowe moduły zostaną utworzone
• Na podstawie pliku można utworzyć niestandardowy moduł z unmapped.  
  

• Jeśli masz niezmapowane pliki, możesz utworzyć moduł i dodać do niego odpowiednie pliki.

• Możesz również utworzyć to jako moduł łączący. Na przykład, tworzysz nowy moduł o nazwie „Lekarze” i chcesz go połączyć z modułem Pacjenci. Możesz to zrobić bezpośrednio z tego okna.
  
  
• Zoho CRM zasugeruje niestandardowe pola, które są dostępne w pliku importu, ale nie w Zoho CRM. W razie potrzeby możesz utworzyć te pola przed i podczas migracji. 
  
• W zależności od aplikacji, z której migrujesz dane, możesz pominąć kilka nieistotnych modułów. 
• Do modułu można zmapować dwa lub więcej plików. W takim przypadku nagłówek kolumny powinien być taki sam we wszystkich plikach; tylko wtedy możesz zmapować je do jednego modułu.
  Na przykład, jeśli istnieją 2 pliki namiarów z nagłówkami kolumn Nazwa potencjalnego klienta, Firma, Adres 1, Adres 2, Adres 3 itd. Wtedy plik lead2.csv musi również zawierać te same nagłówki kolumn. 

Lista kontrolna migracji

1. Format pliku: obsługiwany format to CSV. 
   
2. Pola wyboru: Wartości pól typu pola wyboru w pliku importu powinny mieć wartość „Prawda” lub „Fałsz”. Importowane dane z pól pola wyboru są konwertowane w Zoho CRM w następujący sposób:
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, prawda lub 1
   • Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone, Fałsz lub 0
3. Znaki niedozwolone: dane w importowanym pliku nie powinny zawierać następujących znaków:
   • Podwójne cudzysłowy ("): używaj tylko jako separatora pól
   • Pionowy pasek (|)
   • Nawiasy kątowe (<>)
4. Pola listy wyboru wielokrotnego wyboru: W pliku importu wartości powinny być oddzielone średnikami.
   
5. Migrowanie tagów: tagi powinny znajdować się w pliku jako wartości oddzielone przecinkami. Jeśli rekord ma więcej niż 10 tagów, tylko 10 pierwszych tagów zostanie przeniesionych, a każdy tag może mieć maksymalnie 25 znaków.
   
      
   
   
6. Migracja podformularzy: podformularze można migrować z dowolnego modułu. Załóżmy, że moduł Studenci ma dwa podformularze: Szczegóły edukacyjne i Osiągnięcia. Tak więc podczas migracji należy zmapować plik do modułu Uczniowie i odpowiedniego podformularza. Mapowanie modułu-pliku wyświetli nazwę podformularza wraz z nazwą modułu (Szczegóły edukacyjne-Uczniowie). Przed migracją musisz upewnić się, że moduł nadrzędny i odpowiedni podformularz są już zmapowane. 
   
   
   
7. Migracja użytkowników: Nie będziesz mieć możliwości migracji użytkowników, którzy mają już oddzielne konto Zoho CRM. Użytkowników można zaimportować do konta CRM Twojej firmy dopiero po zamknięciu oddzielnego konta Zoho CRM.
8. Aktualizuj pola obowiązkowe: Musisz mieć dane dla wszystkich pól obowiązkowych w Zoho CRM w pliku importu. Na przykład „Nazwisko” to pole obowiązkowe w Zoho CRM. Upewnij się, że kolumna „Nazwisko” w pliku importu potencjalnych klientów zawiera wartości. W przypadku rekordów, które nie mają nazwiska, należy określić wartości jako „nie podano” lub „brak”. Wszelkie rekordy bez wartości w polach obowiązkowych zostaną zignorowane podczas importu. Podczas migracji otrzymasz opcję wypełnienia obowiązkowych pustych wartości.
9. Lista rozwijana: Wszystkie wartości danych wyświetlane na listach rozwijanych muszą istnieć w odpowiednich polach Zoho CRM.
   Na przykład, jeśli planujesz zaimportować informacje o koncie, które zawierają wartość z listy rozwijanej Typ branży, przed zaimportowaniem informacji o koncie upewnij się, że wszystkie wartości branżowe w pliku źródłowym znajdują się już na liście rozwijanej. Jeśli wartości nie istnieją, musisz zmienić wartości w pliku źródłowym, aby były zgodne z istniejącymi wartościami w Zoho CRM, lub poprosić administratora o dodanie nowych wartości. Zostanie dodany, nawet jeśli wartości są nieobecne.
10. Nazwy pól: Upewnij się, że pierwszy wiersz danych (rekordów) w pliku źródłowym zawiera nagłówki kolumn lub nazwy pól, a nie rzeczywiste wartości danych. Te wartości nazw pól nagłówka pomagają zidentyfikować dane podczas mapowania nowych danych na istniejące pola w Zoho CRM. Nazwy kolumn będą nazwami pól.
11. Puste wiersze w pliku importu: Więcej niż 10 pustych wierszy w pliku może oznaczać koniec pliku. Dane po pustych wierszach zostaną zignorowane podczas importu. Upewnij się, że nie zostawiasz pustych wierszy między wierszami danych.
12. Dane użytkownika: Zawsze najpierw migruj dane użytkownika do swojego Zoho CRM. Następnie upewnij się, że pole Identyfikator właściciela rekordu jest zmapowane z identyfikatorem właściciela rekordu w Zoho CRM. Na przykład, gdy przeprowadzasz migrację potencjalnych klientów, zmapuj pole Identyfikator właściciela namiarów z pliku z odpowiednim polem w Zoho CRM.
    
    

Moduły i ich obowiązkowe pola zdefiniowane przez Zoho są wymienione w poniższej tabeli. Pamiętaj, aby zmapować te pola podczas importowania. W każdym module mogą znajdować się inne pola obowiązkowe, ale w razie potrzeby zawsze można je dostosować i oznaczyć jako nieobowiązkowe.