Dane można gromadzić z różnych źródeł, takich jak zakup bazy danych rekordów, zbieranie danych z targów i kampanii itd. Importowanie rekordów z takich zewnętrznych źródeł do Zoho CRM jest jedną z najważniejszych czynności związanych z tworzeniem leadów w każdej firmie. Z tego powodu importowanie powinno być łatwe i powinno pomóc w utrzymaniu czystych danych bez duplikatów.

Możesz zaimportować swoje dane, korzystając z jednej z dwóch opcji wymienionych poniżej:

Importowanie danych do poszczególnych modułów w Zoho CRM : Poszczególne pliki można importować pojedynczo do określonego modułu.

Migracja danych z innych kont do Zoho CRM: Kreator migracji danych pomaga w migracji danych z innych systemów CRM do Zoho CRM. Kreator umożliwia dołączenie pliku CSV modułu do migracji i ustawienie obsługiwanego formatu daty i godziny w pliku importu, aby uniknąć ignorowania wartości podczas migracji. Możesz również poprosić Zoho CRM o powiadomienie Cię o zakończeniu importu, wybierając opcję Wyślij powiadomienie e-mail. Po określeniu niezbędnych szczegółów konieczne będzie zmapowanie wszystkich obowiązkowych pól w pliku CSV z polami w Zoho CRM. 

Importuj listę kontrolną

Przed zaimportowaniem danych zapoznaj się z poniższą listą kontrolną:

1. Pozwolenie 
   
   Upewnij się, że masz dostęp i uprawnienia do importowania danych. Jeśli nie masz tego uprawnienia, łącze Importuj będzie ukryte w interfejsie użytkownika.
2. Format pliku 
   
   Obsługiwane formaty to Excel (XLS, XLSX), wartość oddzielona przecinkami (CSV) oraz format wizytówki lub vCard (VCF). Wszystkie załączniki do plików powinny być oddzielone od danych.
   Nieoczekiwane błędy mogą wystąpić, jeśli pliki XLS/XLSX zawierają jakiekolwiek specjalne kontrolki, takie jak filtry kombi lub osadzone w nich obrazy.
3. Znaki niedozwolone
   Wszelkie dane importowanego pliku nie powinny zawierać danych zawartych w <script> </script>.
4. Pola obowiązkowe 
   
   Każde wymagane (obowiązkowe) pole musi zawierać wartość. Upewnij się, że nie pozostawiasz żadnych obowiązkowych pól pustych w pliku importu. Na przykład podczas importowania informacji o koncie każdy rekord konta musi zawierać Nazwę konta . Należy pamiętać, że nie można przejść do następnego kroku bez mapowania pól obowiązkowych.
5. Pole wyboru Dane
   Upewnij się, że dane, które zamierzasz zaimportować z pól logicznych lub pól wyboru, zawierają wartości, które zostaną poprawnie przekonwertowane podczas procesu importu.

   Importowane dane z pól logicznych i pól wyboru są konwertowane w następujący sposób:
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone: Prawda lub 1
   • Jeśli pole wyboru nie jest zaznaczone: Fałsz lub 0
6. Lista rozwijana 
   
   Wszystkie wartości danych wyświetlane na listach rozwijanych muszą istnieć w odpowiednich polach Zoho CRM.

   Na przykład, jeśli planujesz zaimportować informacje o koncie, które zawierają wartość z listy rozwijanej typu branży, przed zaimportowaniem informacji o koncie upewnij się, że wszystkie wartości branżowe w pliku źródłowym znajdują się już na liście rozwijanej. Jeśli wartości nie istnieją, musisz zmienić wartości w pliku źródłowym, aby były zgodne z istniejącymi wartościami w Zoho CRM, lub poprosić administratora o dodanie nowych wartości.

   Jeśli wartości nie zostaną dodane do listy rozwijanej, dane nadal można importować. Po zaimportowaniu, jeśli zmienisz wartość pola, nie możesz zmienić jej z powrotem na starą, ponieważ nie będzie dostępna na liście.
7. Nazwy pól 
   
   Upewnij się, że pierwszy wiersz danych (rekordów) w pliku źródłowym zawiera nagłówki kolumn lub nazwy pól, a nie rzeczywiste wartości danych. Te wartości nazw pól nagłówka pomagają zidentyfikować dane podczas mapowania nowych danych na istniejące pola w Zoho CRM.
8. Puste wiersze w pliku importu

   Więcej niż 10 pustych wierszy w pliku może oznaczać koniec pliku. Dane po pustych wierszach zostaną zignorowane podczas importu. Upewnij się, że nie zostawiasz pustych wierszy między wierszami danych.
9. Rozmiar pliku

   Upewnij się, że rozmiar pliku nie przekracza następujących limitów zgodnie z Twoją edycją Zoho CRM:

   Pliki CSV: Enterprise i Ultimate - 25 MB , Professional i Standard - 10 MB , Free - 5 MB.

   Pliki VCF: 5 MB dla wszystkich edycji.
10. Wiersze

    Liczba wierszy, które można zaimportować, zależy od edycji:

    Standardowy - 10 000; Profesjonalista - 20 000; Przedsiębiorstwo - 30 000; Ostateczny - 50 000.
11. Pole zewnętrzne
    Dowolne pole znajdujące się w pliku .CSV można zmapować z polem zewnętrznym obecnym w module CRM. Wartość pola identyfikatora zewnętrznego można zaktualizować tylko przez API. 

Moduły wraz z ich obowiązkowymi polami zdefiniowanymi w Zoho są opisane w poniższej tabeli. Pamiętaj, aby zmapować te pola podczas importowania. W każdym module mogą być również inne obowiązkowe pola, ale zawsze możesz dostosować i oznaczyć pola jako nieobowiązkowe, jeśli jest to wymagane.

Notatka

• Korzystając z funkcji Importuj, nie możesz importować rozmów, spotkań (działań), raportów, faktur, ofert, zamówień zakupu, prognoz, zamówień sprzedaży i szablonów do Zoho CRM.
• Możesz jednak importować wydarzenia w formacie ICS z Kalendarza.

Limity importu

Jeśli plik importu jest w formacie .XLS, .XLSX lub .VCF, możesz zaimportować maksymalnie 5000 rekordów na partię dla wszystkich wersji CRM. Aby jednak zaimportować więcej niż 5000 rekordów na partię, plik importu musi być tylko w formacie .CSV, a maksymalna liczba rekordów, które można zaimportować, będzie się różnić w zależności od subskrypcji.  

Notatka

• Obsługiwane formaty to Excel (XLS, XLSX), wartości oddzielone przecinkami (CSV) oraz format wizytówki lub vCard (VCF).
• Jeśli Twoje rekordy przekraczają określone powyżej limity, możesz podzielić rekordy na dwa lub więcej plików i zaimportować je.
• Podczas importowania pliku VCF pole obrazu rekordu zostanie automatycznie skojarzone z rekordem podczas procesu importowania i nie będzie dostępne do mapowania.

Importuj dane do modułu

Zaimportuj wszystkie rekordy należące do (przypisane do) użytkowników w Twojej organizacji, w tym rekordy należące do Ciebie.

Aby zaimportować dane

1. Kliknij odpowiednią zakładkę [Moduł] (np. Leady, Kontakty, Konta itp.).
2. Na stronie głównej [Moduł] kliknij opcję Importuj potencjalne kontakty [Rekordy] z menu rozwijanego Utwórz potencjalnego klienta.
   
   
3. Kliknij Przeglądaj, aby przesłać plik, lub przeciągnij i upuść plik w sekcji Z pliku.

   Kodowanie znaków zostanie wykryte automatycznie.
   
   
4. W razie potrzeby zmień kodowanie znaków z listy rozwijanej i kliknij Dalej.
   
   
5. Wybierz układ, do którego chcesz zaimportować rekordy.

   Jeśli nie masz utworzonego układu, rekordy zostaną zaimportowane do układu standardowego i opcja wyboru układu nie będzie dostępna.
6. Wybierz jedną z poniższych opcji.
   • Dodaj jako nowe [Rekordy] : Wybierz tę opcję, aby zaimportować wszystkie rekordy z pliku importu do Zoho CRM.

     Wybierz ID rekordu lub E-mail / Nazwa rekordu z listy rozwijanej. Aby uniknąć powielania danych, masz tę dodatkową opcję, aby pominąć rekordy z pliku, które pasują do istniejących rekordów w Zoho CRM. Można je filtrować na podstawie identyfikatora rekordu, nazwiska lub adresu e-mail, zgodnie z modułem.
     
     
   • Aktualizuj tylko istniejące [Rekordy] : wybierz tę opcję, aby wprowadzić zmiany tylko w istniejących rekordach.

     Wybierz ID rekordu lub E-mail/Nazwa rekordu z listy rozwijanej, aby znaleźć istniejące rekordy, które pasują do tych w pliku importu. Ta opcja pomaga filtrować istniejące rekordy, które wymagają aktualizacji. Dodatkowo możesz pominąć aktualizację pustych wartości w rekordach. Na przykład: Załóżmy, że rekord CRM ma wartość Hospitality w polu Industry, a plik importu nie ma żadnej wartości dla tego samego pola. Po zaimportowaniu danych z pliku i wybraniu opcji Pomiń aktualizację pustych wartości, pusta wartość nie zostanie nadpisana, a wartość pola Branża pozostanie niezmieniona. Pozwoli to uniknąć utraty danych.
     
     
   • Oba : wybierz tę opcję, aby dodać nowe rekordy oraz zaktualizować zmiany w istniejących rekordach.

     Wybierz ID rekordu lub E-mail/Nazwa rekordu z listy rozwijanej, aby znaleźć istniejące rekordy, które pasują do tych w pliku importu. Masz tę opcję, aby filtrować istniejące rekordy, które wymagają aktualizacji. Możesz także pominąć aktualizację pustych wartości z pliku importu do rekordów w Zoho CRM.
7. Kliknij Następny .
8. Mapuj pola z pliku importu do tych w Zoho CRM.

   
   
   Dostępne będą dane z pierwszych trzech kolumn w pliku importu. Na podstawie tych danych zostaną dodane formaty dla określonego pola. W razie potrzeby ten format można edytować.
   • Kliknij Utwórz nowe pola , jeśli potrzebujesz niestandardowych pól, które nie są jeszcze dostępne na Twoim koncie CRM.
     
     
   • Kliknij Mapowane i Niemapowane, aby wyświetlić kolumny, które są mapowane i nie są mapowane odpowiednio z polami w Zoho CRM.
   • Kliknij łącze Resetuj mapowanie pola, aby rozpocząć mapowanie od podstaw.
     Wszelkie dotychczas wykonane mapowania zostaną usunięte i możesz zacząć od nowa.
   • Kliknij łącze Zastosuj automatyczne mapowanie, aby umożliwić CRM mapowanie kolumn importu z pasującymi polami.
     System zidentyfikuje kolumny pasujące do pól CRM i automatycznie je zmapuje.
     
     
   • Umieść wskaźnik myszy na polu i wprowadź wartości pól w polu tekstowym Zastąp puste wartości.
     Czasami pole w pliku importu nie ma wartości, w przypadku gdy to pole jest oznaczone w CRM jako obowiązkowe, rekord nie zostanie zaimportowany z powodu braku wartości. Aby uniknąć takich sytuacji, możesz podać alternatywną wartość, która zastąpi puste pole. 
     Na przykład zmapowałeś pole Nazwisko z pliku z polem Nazwisko w module Potencjalni klienci, co jest obowiązkowe. Tak więc bez wartości pola rekord zostanie pominięty podczas procesu importu. Aby tego uniknąć, możesz określić wartość, która powinna zastąpić puste pole Nazwisko. 
      
   • Najedź kursorem na pole i kliknij ikonę Dodaj (+) obok nazwy pola i zamapuj wiele pól w CRM na jedno pole z pliku.
     Na przykład, jeśli adres rozliczeniowy i adres wysyłkowy są takie same, możesz zmapować oba te pola CRM na odpowiednie pola z pliku. 
     
   • Kliknij kartę Przypisz wartości domyślne i wybierz pola CRM z odpowiednimi wartościami pól domyślnych. Po określeniu wartości wszystkie rekordy będą miały wartość pola określoną domyślnie.
     Na przykład importujesz zestaw rekordów do modułu Namiary, w którym chcesz zdefiniować odpowiedniego właściciela namiaru i oznaczyć importowane rekordy. Z zakładki Przypisz wartości domyślne możesz wybrać pola Lead Owner i Tag Name z CRM i wybrać odpowiednie wartości pól. Ta wartość zostanie domyślnie dodana do wszystkich rekordów. 
     
     
     
9. Kliknij Następny.
10. Zaznacz pole wyboru Przypisz właściciela na podstawie reguł przypisania i wybierz regułę przypisania z listy rozwijanej lub kliknij Utwórz reguły przypisania, aby utworzyć nową regułę przypisania.
11. Zaznacz opcję Automatyzacja wyzwalania i zarządzanie procesami, aby umożliwić wykonywanie powiązanych działań na rekordach, które są tworzone lub aktualizowane przez import.
    
12. Wybierz zadanie z listy rozwijanej Przypisz kolejne zadania lub utwórz nowe zadanie, klikając Utwórz zadanie przepływu pracy.  
    
13. Zaznacz pole wyboru, aby włączyć ręczne zatwierdzanie potencjalnego klienta .

    Rekordy zostaną ręcznie zatwierdzone przez administratora przed przypisaniem ich do określonych użytkowników. Ta opcja jest dostępna tylko dla potencjalnych klientów, kontaktów, spraw i modułów niestandardowych. 
    
    
14. Kliknij Zakończ .
    Akcja importu zostanie zainicjowana.

Notatka

• Wybierz [ID modułu] z pola Znajdź istniejące przy użyciu, tylko wtedy, gdy ponownie importujesz rekordy, które zostały wyeksportowane z Zoho CRM. Pole [ID modułu] jest generowane przez Zoho CRM i dlatego jest unikalne dla Zoho CRM. Dlatego idealnie jest wybrać to pole jako unikalne w przypadkach, gdy chcesz wyeksportować zestaw rekordów z Zoho CRM do arkusza kalkulacyjnego, wprowadzić w nim pewne zmiany i ponownie zaimportować rekordy. W takim przypadku, gdy wybierzesz [ID modułu] jako unikatowe pole i zdecydujesz się zaktualizować istniejące rekordy, pasujące rekordy zostaną bezproblemowo zaktualizowane. Wybranie [ID modułu] jako pola unikatowego w każdym innym przypadku może spowodować duplikację rekordów.
• W unikalnych polach nie jest rozróżniana wielkość liter. Oznacza to, że jeśli unikalna wartość pola w pliku importu to „ABC”, aw istniejącym rekordzie to „abc”, Zoho CRM nadal zidentyfikuje to jako dopasowanie.
• Po rozpoczęciu procesu importowania nie można go anulować.
• Opcja ręcznego zatwierdzania jest dostępna tylko podczas importowania leadów.
• W przypadku wybrania zadania przepływu pracy podczas importowania opcja Powiadom cesjonariusza w wybranym zadaniu przepływu pracy nie będzie miała zastosowania.
• Nie można określić domyślnych wartości pól dla następujących pól:

• Opis

• Długość rozmowy

• Autonumeracja

• Unikalne pola

• Pola formuł

• Wyszukiwanie wielokrotnego wyboru

• Przypisanie wartości domyślnych do pola, które jest już zmapowane, spowoduje zastąpienie dotychczasowego mapowania pól.

• Opcja wyzwalania automatyzacji i zarządzania procesami zostanie wyświetlona tylko wtedy, gdy plik importu zawiera mniej niż 10 000 wierszy. Jeśli nie możesz wyświetlić tej opcji, oznacza to, że plik importu ma więcej niż 10 000 wierszy.

• Proces automatyzacji niekoniecznie musi się zakończyć po zaimportowaniu rekordów. Zakończenie automatyzacji może zająć trochę czasu. 

Import data to a Subform

Możesz importować wpisy podformularzy w modułach swojego CRM. Importowanie podformularzy jest często wygodniejsze niż ręczne dodawanie ich do CRM.

 

Na przykład firma ubezpieczeniowa może przechowywać szczegóły osób pozostających na utrzymaniu posiadaczy polis — takie jak imię i nazwisko, wiek, płeć i związek z kontaktem — w podformularzu w module Kontakty, aby uzyskać łatwiejszy dostęp.

 

Aby rozpocząć, otwórz moduł, do którego chcesz zaimportować wpisy podformularza, kliknij przycisk Importuj podformularz, a następnie wybierz ze swojego komputera plik zawierający wpisy podformularza. Na następnej stronie możesz wybrać układ (jeśli istnieje), w którym zostaną dodane rekordy podformularza. Następnie wybierasz, czy chcesz dodać rekordy jako nowe wpisy podformularza, zaktualizować istniejące wpisy lub jedno i drugie, a następnie wybrać, które z istniejących rekordów mają zostać pominięte, jeśli takie istnieją.

Jak zaimportować podformularz

1. Kliknij odpowiednią zakładkę modułu (np. Leady, Kontakty, Konta itp.).

2. Na stronie głównej modułu kliknij opcję Importuj podformularze z menu rozwijanego Utwórz kontakt.
   
   

3. Kliknij Przeglądaj lub przeciągnij i upuść plik.
   
   

4. Wybierz jedną z następujących opcji: Dodaj jako nowy podformularz, Aktualizuj tylko istniejący podformularz lub Obie.
   
   

5. Kliknij Następny.

6. Zmapuj pola z pliku importu na te w podformularzu w Zoho CRM.
   
   

7. Kliknij Następny. Rozpocznie się import.